En balanse mellom særregler og service

Skandalen rundt den nå avdøde Sandnes-advokaten Per Asle Ousdal har aktualisert spørsmål om hvilket ansvar revisor, Tilsynsrådet for advokatvirksomhet og regnskapsfører har– ikke minst når det gjelder klientmidler.

Aiders resultater for andre kvartal viser at selskapet fortsetter sin hurtige vekst – blant annet gjennom å kjøpe selskaper som Skatt & Regnskap AS. Denne Asker-baserte regnskapsvirksomheten som de overtok i april har 30 prosent av sine inntekter fra rundt 20 oppdrag for advokater, og i dette intervjuet forteller daglig leder Fredrik Aars-Rynning hva som er spesielt med å ha advokater som kunder.

Må forstå advokatvirksomhet

– De aller fleste advokater har en ting til felles: De synes at regnskap er drepende kjedelig, og utelukkende en pliktoppgave. Advokater har som regel god økonomi, og kjøper gjerne tjenester av oss som koster dem en tredel av det de selv kan fakturere. Så for hver time arbeid vi kan gjøre for dem, kan de selge for det tredobbelte. Her blir vi alle vinnere, for i motsetning til folk flest digger vi å jobbe med regnskap!

– Kan du si litt om de juridiske rammene når dere fører regnskap for advokater?

– Det begynner med at vi må ha den nødvendige forståelsen for advokatvirksomhet. Det er grunnlaget for å kunne identifisere og forstå transaksjoner med vesentlig betydning for oppdraget. Normalt har vi også ansvar for regnskapsføring av klientkonti, og det forutsetter en god forståelse av den særlovgivningen som gjelder. 

– En viktig del av oppdraget er å vurdere de interne rutinene for økonomistyring hos kunden. Ikke minst når det gjelder klientkontoer er det viktig å påse at advokatselskapet har interne rutiner for håndtering av klientkontoer som oppfyller lovkravene, samt at bruken av klientkontoer er i tråd med kravene. Husk også at dersom kunden gjør det umulig for oss som regnskapsfører å utføre oppdraget i samsvar med god regnskapsføringsskikk (GRFS) og andre lovkrav, plikter vi å frasi oss oppdraget.

Den vanskelige klientkontoen

– Hvilke krav møter dere når det gjelder å spore hvordan penger går inn og ut fra klientkontoen? 

– Det er en del særregler som gjelder for denne type regnskapsførsel. Advokatforskriften stiller strenge krav til advokatregnskap. Alle virksomheter må ha full kontroll på sine klientmidler, og det er helt sentralt at man har et godt system for dette. Klientmidler føres på egen reskontroserie i henhold til inndelingen av forretningsområder i advokatforskriften. 

– Hvitvaskingsloven er selvsagt viktig for oppdraget. Vi må selv vurdere risiko for hvitvasking med oppdragsgiver. I praksis handler det om å få bekreftet fra ledelsen i advokatfirmaet at de overholder lov og forskrift. Videre må vi kontrollere at de har utarbeidet risikovurdering og hvitvaskingsrutiner, samt påse at det er utpekt hvitvaskingsansvarlig. 

– Hvordan løser dere dette i praksis? 

– Mye handler om løpende oppfølging av kundeforholdet, særlig å overvåke om transaksjonene i advokatfirmaet er i samsvar med det de fortalte før vi startet og hva som kan forventes. Det er vår plikt å vurdere om transaksjoner er mistenkelige eller uvanlige – og eventuelt gjøre nærmere undersøkelser. Dersom vi fortsatt har mistanke om at hvitvasking har funnet sted, må vi ta saken videre til Økokrim. 

– La meg imidlertid understreke at advokater først og fremst kjennetegnes av å være veldig lovlydige kunder, som vet å ta vare på sin egen advokatbevilgning. Sagt på en annen måte: Vi er alltid på vakt, men vi har vært nøye med å velge kunder som sjelden eller aldri utløser alarmen.

Tre ting avgjør kundeforholdet

– Fortell litt mer om hvordan regnskapsføring for advokater skiller seg fra andre profesjonelle tjenester? 

– Å være en dyktig regnskapsfører mot advokatbransjen er en symbiose av først og fremst tre forhold: For det første handler det om å ha gode systemer og god systemkompetanse. Videre må du som nevnt ha god regnskapskompetanse innenfor særreglene som gjelder for advokater. Og så må du ha forståelse av deres arbeidshverdag og forventninger til vår tjenesteleveranse.

– Vår leveranse av regnskapstjenester må være en forlengelse av fagsystemet til advokatfirmaet. Vi må tilrettelegge vår måte å jobbe på slik at fagsystemet er oppdatert til enhver tid – og følgelig et økonomisystem som er skikkelig godt integrert mot fagsystemet. Med én gang en faktura sendes fra fagsystemet må informasjonen om fakturaen være tilgjengelig i økonomisystemet, med rett fordeling mellom de advokater som skal bli tilgodesett.

Det lille ekstra

– Etterspør advokatene andre tilleggstjenester? 

– Som jeg nevnte, liker advokater sjelden å føre regnskap, men de setter stor pris på innsikt fra regnskapet. Derfor ønsker de ofte bistand med likviditetsprognoser og mer omfattende rapportering. Til dette har vi utviklet egen rapport i Power BI for å gi ledelsen og gjerne alle advokater akkurat den informasjonen de trenger om timeproduksjon, nøkkeltall, sammenligninger og så videre.

– De ønsker analyser av fagområder eller inntjening, og mange ganger blir vi som en outsourcet CFO. Det handler om å tilby en høy grad av service og personlig touch.

– Siste spørsmål: Hvordan ble advokater en så stor kundegruppe for dere? 

Mye av bakgrunnen ligger i min historie. Min farfar var dommer, og min far jobbet som advokat i en årrekke. Jeg fikk inn med morsmelken at advokatstanden var avgjørende for opprettholdelse av rettsstaten og rikets utvikling. Dette bidro nok til at jeg valgte å jobbe for Haavind, som igjen ga meg kompetansen til å levere tjenester til nettopp denne bransjen. Da Øyvind R. Pedersen begynte å jobbe med meg for snart seks år siden, og han også hadde advokatkontakter, ble dette veldig naturlig.