Gjør det enklere å utføre – og ta betalt for – kvalitetsarbeid i regnskap

– Jeg er født og oppvokst i et regnskapsbyrå, med en revisorfar og en regnskapsførermor. Så jeg var alltid skråsikker på at jeg i hvert fall aldri skulle bli regnskapsfører. Men jeg ble nå det likevel, smiler Gry Arvnes.

Ikke bare ble hun regnskapsfører, hun drev faktisk eget regnskapsbyrå i 15 år, og satt sågar i styret for Regnskap Norge i en periode. Det gjorde også May-Lisbeth Norum, som senere skulle bli hennes medgründer.

– Både May-Lisbeth og jeg elsker kvalitetsarbeid, men vi opplevde begge å gå på en smell mens vi drev byråene våre. Derfor vet vi veldig godt hvordan det føles å ha altfor mange hatter og altfor mye å gjøre, og samtidig veldig dårlig samvittighet for alt av kvalitetsarbeidet som ikke ble gjort. Det ønsket vi å gjøre noe med, noe som virkelig kunne hjelpe bransjen, forklarer Arvnes.

Med seg fikk de Stein Hugo Heske, også han en erfaren byråmann som delte deres brennende engasjement for kvalitetsarbeid. I fjor etablerte de tre et selskap som tar mål av seg til å forbedre ikke bare kvalitetsarbeidet i norske regnskapsbyråer, men også nattesøvnen til de som eier dem.

Stort behov for planmessig kvalitetsarbeid

– Jeg våger å påstå at mange regnskapsbyråer sliter med kvalitetsarbeidet fordi det er noe de ikke får til å fakturere kundene direkte for. Dermed blir det lett å nedprioritere når kundene ringer om noe annet, eller andre presserende saker dukker opp. Det er alltids noen roper høyere etter ett eller annet, og da blir kvalitetsarbeidet gjerne vanskelig å prioritere, sier hun.

Det er i dag blitt meget oppfattende å drive regnskapsbyrå. Hvitvaskingsregelverket, risikostyringsforskriften, ny regnskapsførerlov og ny god regnskapsføringsskikk (GRFS) gjør det vanskelig å få oversikten over de regulatoriske kravene til å drive et  regnskapsførerselskap.

De tre gründerne opprettet derfor et selskap med ett mål før øyet: Å lage et overordnet  kvalitetsstyringssystem for ledelsen, som hjelper byråene til bedre oversikt og kontroll. Systemet skal hjelpe dem med å etablere og opprettholde høye kvalitetsstandarder samtidig som de finner riktig balanse mellom kundenes krav og myndighetens pålegg.  

Målet er å løse dette gjennom å gjøre kvalitetsstyring mer håndterbart og synlig innad i organisasjonen. Tanken var først å levere kurs og rådgivningstjenester, men de innså fort at det også måtte teknologi til.

– Vi skjønte at det ikke fantes noe godt og enhetlig IT-system for å hjelpe regnskapsbyråer med effektiv håndtering av den overordnede kvalitetsstyringen. Et slikt verktøy er faktisk en forutsetning for å kunne skape systematikk og regelmessighet i arbeidet, og konklusjonen vår ble derfor at vi rett og slett måtte bygge det selv, forteller Arvnes.

Ikke bare programvare

Første versjon av programvaren var klar sommeren 2023, og den kan blant annet skilte med et dashboard som viser risikonivåer på tvers av 40 nøkkeloppgaver, maler for essensielle dokumenter (som for eksempel hvitvaskingsprosedyrer) og rollebasert tilgang for sentrale personer i regnskapsbyrået.

Ambisjonene blir kanskje enda litt enklere å forstå når man hører hvordan gründerne kom frem til navnet Qbig: «Q» står naturligvis for kvalitet, men big-delen er ikke egentlig ment for å beskrive størrelsen – det står for «byrå-intern grunnmur». Derfor bør det være lett å forstå at Qbig ser det som en av sine kjerneoppgaver å hjelpe regnskapsførere med å artikulere verdien av kvalitetsstyringsarbeidet overfor kundene:

– Programvaren er et viktig verktøy i dette, men det inngår i en kvalitetsforbedringsprosess hvor vi, gjennom en innkjøringsperiode, guider byråets ledelse til å etablere rutiner og få malverk på plass. Målet er rett og slett å endre bransjens syn på kvalitetsstyringsarbeid og gjøre kvalitet til noe gøy som de ansatte finner stolthet i, heller enn å anse som en byrde.

– Vi ønsker å bidra til at regnskapsførere utvikler et kvalitetsarbeid som de både er stolte av og kan kommunisere overfor kundene. Da vil regnskapsfører kunne hjelpe kunden med å sove godt om natten – uten at det går på bekostning av vår egen nattesøvn, slår Arvnes fast.

Godt mottatt i markedet – og hos Tilsynet

I året som har gått siden produktet først så dagens lys, er det blitt tatt godt imot av markedet. Arvnes kan melde at Qbig allerede har passert 100 kunder, og at resultatene der allerede begynner å bli synlig.

– Vi bistår flere byråer som skal ha kvalitetskontroll fra Regnskap Norge. Med Qbig får de orden på det de må ha på plass til kontrollen, samtidig som de får et system for å samle alt på én plass og holde seg à jour med det overordnede kvalitetsarbeidet – fortløpende, istedenfor bare hvert 7 år etter frekvensen til Regnskap Norges kontrollører, sier hun.

Teamet bak Qbig fikk en fin fjær i hatten i form av en kunngjøring fra Finanstilsynet midt i mai: Finanstilsynets har nemlig hatt et «regulatorisk sandkasseprosjekt» gående siden 2019, og av 21 søkere til dette prosjektet er det bare fem som er blitt tatt opp i sandkassen – hvorav Qbig er ett. De har dermed – sammen med Finanstilsynet – fått testet ut hvor godt løsningen fungerer opp mot de regulatoriske kravene bransjen må oppfylle.

«Qbig AS har utviklet en systemløsning som hjelper regnskapsforetakene med å finne sammenhengen mellom kvalitetsstyring på oppdragsnivå, overordnet kvalitetsstyring samt risikostyringen av regnskapsforetaket,» het det i meldingen fra Finanstilsynet.

– Dette har vært veldig nyttig for produktet og selskapet vårt, og vi er ikke så rent lite stolte av det, smiler Arvnes.