Når er det på tide å bytte ERP-system?

I dag er rundt 5 av 10 større virksomheter i skyen, og markedet forventer at mange flere tar skyreisen frem mot 2030. 

For mange bedrifter begynner reisen med et behov for å rydde unna problemer som ineffektive prosesser og foreldede systemer. Men med riktig tilnærming kan et nytt ERP-system åpne for strategiske muligheter og fundamentale endringer i måten virksomheten drives. 

I denne artikkelen utforsker vi smertepunktene, mulighetene, de mentale utfordringene, og hvordan bedrifter bør organisere seg for å lykkes med et ERP-bytte. Til denne artikkelen har vi snakket med Ove Jørgen Carlsen og Gaute Tinnes-Rimehaug, som er henholdsvis Norges-sjef og salgsdirektør i Xledger Norge.

Hvorfor vurderer bedrifter å bytte ERP-system?

– De fleste som vurderer å bytte ERP-system, kommer til oss fordi de har smertepunkter. Det kan være trege prosesser, mangel på datainnsikt, eller at de nåværende systemene rett og slett ikke lenger støtter forretningsbehovene deres, sier Carlsen.

Smertepunktene bedrifter opplever, inkluderer ofte ineffektivitet, lange behandlingstider, manuelle oppgaver og tungvinte arbeidsprosesser. Mange sliter også med vanskeligheter knyttet til å få tilgang til oppdatert og relevant data. I tillegg kommer utfordringer med at systemer når end of life og ikke lenger oppdateres eller støttes av leverandøren, samt høye kostnader knyttet til drift og vedlikehold av gamle, tilpassede systemer.

Carlsen advarer mot å se overgangen som en ren datamigrering. 

– Vi ser at en skyreise med eksisterende leverandør som handler om datamigrering, blir et hinder for å oppnå forretningsutvikling og gevinstrealisering. Virksomhetene blir stående i det samme som før, sier Carlsen. 

Tinnes-Rimehaug påpeker at det sjelden er det strategiske mulighetsrommet som er i fokus når bedrifter vurderer et bytte:

– De fleste er fokusert på å løse et umiddelbart problem, men bytte av ERP bør ikke sees som et rent teknisk prosjekt. Det handler om å legge grunnlaget for fremtidig forretningsutvikling og effektivitet, sier han.

Hva er det strategiske mulighetsrommet ved et ERP-bytte?

Et moderne ERP-system handler ikke bare om å erstatte et gammelt system. Det handler om å skape en plattform for fremtidig utvikling og effektivitet, forklarer Carlsen. Han understreker hvordan et nytt system kan bidra til automatisering, redusere manuelle prosesser og frigjøre tid, samtidig som det reduserer feil. 

– Sanntidsdata gir ledere mulighet til å ta beslutninger basert på oppdaterte tall og analyser, og standardiserte prosesser kan bidra til å implementere bransjens beste metoder. Systemene er også skalerbare, noe som betyr at de kan vokse med virksomheten, sier han.

Begge trekker frem en sentral egenskap ved skyløsninger: Med ukentlige oppdateringer som rulles ut til alle brukere samtidig, har alle tilgang til de nyeste funksjonene. Dette er en fundamental endring fra on-prem-løsninger, hvor oppgraderinger ofte er store prosjekter som krever betydelige ressurser. 

– Dette gjør det enklere for bedriften å tilpasse seg endrede markedsforhold og dra nytte av teknologi som styrker konkurransekraften – fordi bedriften kvitter seg med teknisk gjeld. Dette åpner for innovasjon og nye måter å drive virksomheten på, med muligheter for bedre innsikt, økt fleksibilitet og reduserte kostnader, sier Tinnes-Rimehaug.

Mentale utfordringer og nye tilnærminger

En av de største hindringene ved bytte av ERP-system er mentale sperrer. Mange bedrifter sitter fast i tankegangen om at deres behov er helt unike og krever skreddersøm. Carlsen utfordrer dette og sier:

– Det er en misoppfatning at bedrifter alltid trenger skreddersøm. De fleste kan oppnå store gevinster ved å tilpasse seg standardiserte skyløsninger, som gir fleksibilitet og kontinuerlig utvikling uten å bli låst i spesifikke tilpasninger.

For å lykkes med et ERP-bytte må bedrifter omfavne endring og se på prosessen som en mulighet til å forbedre forretningsprosesser. Ansatte må lære seg å utnytte de nye mulighetene, og bedriften må forberede seg på kontinuerlig forbedring. 

– Innovasjonsgjelden – definert som gapet mellom tilgjengelig funksjonalitet og det som faktisk brukes – vokser hvis du ikke aktivt tar i bruk de nye verktøyene. Moderne skyløsninger oppdateres løpende med ny funksjonalitet og bedre brukeropplevelse. Det hjelper deg til hele tiden å forbedre måten du jobber på, og derfor bør bedriften omfavne en kultur for kontinuerlig utvikling og innovasjon, sier Carlsen.

En annen utfordring er behovet for å slippe taket i gamle måter å gjøre ting på. Dette kan være vanskelig for ansatte og ledere som er vant til spesifikke arbeidsprosesser. Her er det viktig med tydelig kommunikasjon og opplæring for å bygge forståelse og motivasjon.

Skyløsning versus on-prem: Hvordan endres arbeidsmåten?

En av de største forskjellene mellom skyløsninger og tradisjonelle on-prem-løsninger er driftsmodellen. 

– Skyløsninger gir hurtigere implementering enn tradisjonelle systemer og reduserer teknisk gjeld ved at bedrifter slipper å bekymre seg for aldrende infrastruktur. De åpner  også for å gi tilgang til systemet fra hvor som helst, noe som øker fleksibiliteten for ansatte. Dette kan være spesielt verdifullt for selskaper med ansatte som jobber fra ulike lokasjoner eller på farten, sier Tinnes-Rimestad.

Carlsen trekker frem hvordan skyløsninger muliggjør kontinuerlig utvikling: 

– Ved å si ja til en skyløsning, sier du ja til en driftsmodell som hele tiden beveger seg fremover. Dette krever en ny måte å tenke på, hvor man er villig til å omfavne endring og kontinuerlig forbedring. Du må rett og slett omfavne ideen om at din bedrift ikke er så unik, og de fleste standardløsninger har svært stor fleksibilitet som gir mer fart for innovasjon og vekst.

Hvordan organisere arbeidet med å bytte ERP-system

Å bytte ERP-system er altså mer enn bare et teknisk prosjekt – det er en organisasjonsendring. For å lykkes må bedrifter forankre beslutningen i ledelsen. CFO-en har en nøkkelrolle i å sikre at beslutningen forankres strategisk, og at organisasjonen forstår verdien av endringen.

– Ledere må gå foran og vise vei. Uten en tydelig visjon og engasjement fra toppen er det vanskelig å lykkes. Involvering av ansatte i prosessen sikrer bedre forståelse og aksept for endringene. Hvem som helst kan kjøpe et nytt system, men det er menneskene som bruker det, som bestemmer om det blir en suksess, sier Tinnes-Rimehaug.

En erfaren ERP-leverandør kan hjelpe bedriften å navigere gjennom implementeringsprosessen. 

– Vi bruker en standardisert metodikk som sikrer at systemet er oppe og går raskt, samtidig som ansatte lærer seg hvordan de best kan bruke det. Det er også viktig å ha en plan for kontinuerlig forbedring. Husk, ERP-byttet er bare starten. Bedrifter må kontinuerlig tilpasse og forbedre hvordan systemet brukes for å høste de fulle fordelene. Det handler om å bygge en kultur for kontinuerlig forbedring, understreker Carlsen.

For å lykkes må bedrifter også prioritere opplæring og brukerstøtte. Ansatte må få tilgang til ressurser som hjelper dem med å forstå og utnytte systemet, enten det er gjennom interne opplæringsprogrammer eller støtte fra leverandøren.