Slik gikk Accountor frem for å skifte hele IT-plattformen – og bli «100% AI-ready»

Alle store regnskapsforetak i Norge er et resultat av fusjoner, oppkjøp, sammenslåinger og desslike. Det er sånn moderne virksomheter «bygger størrelse». 

Uten kadaverdisiplin på system- og IT-konsolidering gjennom et vekstløp av den typen, vil en virksomhet ende opp med et mangehodet troll på serverrommet i skyen – eller, enda verre, i kjelleren.

En veritabel «rotenonbehandling»

Jon Søbakk kom inn i Accountor for under tre år siden som direktør for IT og kvalitet, og han har ingen problemer med å innrømme at Accountor hadde foret frem nettopp et slikt IT-monster gjennom to-tre tiår. Det hele begynte med flere uavhengige selskaper som gikk sammen i Økonor-samarbeidet, som så ble fusjonert med Kvestor da Accountor kjøpte dem. Dessuten hadde IT-leverandøren deres gått fra å være Telecomputing til å bli Visolit, til å bli Advania.

– I Accountor Group har Norge alltid vært et sånt annerledesland innad i gruppen, siden vi har vært på vår egen plattform. Derfor var det på høy tid å få Norge inn på samme opplegg som resten. Det ville vi gjøre i tett samarbeid med driftsleverandøren vår, som har fulgt oss gjennom et utall år og egentlig kunne mer om driften vår enn vi kunne selv, sier Søbakk til Økonomi24.

Utfordringen var at organisasjonen hele veien måtte kunne fortsette å levere prikkfritt til kundene. Søbakk har imidlertid en fortid i Avinor, fra den tiden Oslo Lufthavn ble utvidet med en ekstra pir og en ny rullebane. Det var det største byggeprosjektet på det norske fastlandet noensinne, og i det prosjektet jobbet han som økonomisk rådgiver i en periode. Lærdom derfra ble avgjørende for Accountors plattformbytte:

– For å kunne opprettholde farten og jobbe som normalt, kopierte vi litt av modellen fra pir-prosjektet på Gardermoen i den forstand at vi lagde en parallell organisasjon som kunne ta ansvaret for det praktiske arbeidet i prosjektet. Til dette leide vi inn de ressursene vi trengte, komplett med prosjektleder og det hele, og satte dem sammen med noen dedikerte ressurser fra vårt eget team. De siste månedene før vi gikk live, jobbet de bare med dette, sier Søbakk.

Ikke bare IT som må snus

Nå er det én ting å hente inn ressurser for å gjøre en slik jobb, og noe annet å sikre at de nye rutinene og systemene som disse lager, faktisk vil fungere i arbeidshverdagen.

– De ansatte vil for eksempel få et nytt skjermbilde med ikonene på nye steder, og beskjed om å lagre data på andre måter. Sånt kan være nok til at enkelte blir usikre. Vi har derfor hatt med oss en dedikert, profesjonell endringsleder som hele veien har utfordret meg og avdelingslederne: «Har dere tenkt på dette? Har dere husket dette?», sier Søbakk.

– Samtidig har dette vært kommunikasjonsmessig krevende. De ansatte har lurt på hva vi gjør, egentlig, og det har vært utrolig vanskelig å forklare det på en pedagogisk måte for ikke-teknikere – ja, selv for semi-teknikere – hva et full-stack transformasjonsprosjekt faktisk innebærer, sier han videre.

Carve-out/re-plattform

Og dermed er lista lagt for hvor lett det skal være for oss å forstå det Søbakk kaller «carve-out/re-platform»-prosjektet til Accountor.

– Noen av leverandørene bak systemer som vi er avhengige av i vår bransje, tviholder på hybridmodeller – løsningene deres ikke er ordentlig skybaserte. Samtidig er det vi mennesker som er det svakeste ledd i all IT-sikkerhet, og da må vi prøve å bygge systemer som kompenserer litt for det. Tenk på det som et lite sikkerhets-skall rundt ikke bare brukeren, men rundt hele den digitale verdikjeden.

– Det betyr blant annet at vi har laget en ordning hvor driften av systemene våre er spredt ut på flere hosting-leverandører, for blant annet å redusere de potensielle konsekvensene dersom vi skulle bli rammet av et hacker-angrep. Vi er ikke forpliktet til å jobbe etter NIS2-standarden ennå, men vi legger oss så tett opptil den som vi kan, for vi lever i en ekstremt utsatt tid, sier han.

Accountor kjører nå med finske ENFO i bunnen som sin nye serviceprovider, men de har også beholdt Advania Norge for «hosting» ikke bare av systemer som kjører på Amazon web services, men også serverbaserte fysiske programmer, med konstant speiling av data til en backup-lokasjon og/eller i skyen. Accountor kjører nå IT-systemer med både virtuelle og fysiske skiller mellom alle juridiske enheter i organisasjonen, inkludert de egeneide.

– Jeg vil trekke fram Advania Norge, og spesielt Hege Støre, som svært fleksible og ekstremt imøtekommende i en situasjon som nok var utfordrende for dem. De har levert fullstack for oss her i Norge i mange år, men når behovet vårt dreide seg til en segregert plattformløsning – som de i tillegg måtte levere på sammen med noen av sine konkurrenter – snudde de seg likevel rundt og stilte opp veldig positivt, sier Søbakk.

Helt klar for kunstig intelligens

Søbakk har vært engasjert i dette prosjektet nesten siden han kom inn dørene hos Accountor for to og et halvt år siden, og det er helt klart at prosjektet har vært en stor investering for selskapet. Så hvilken avkastning ser han for seg at denne investeringen skal få for selskapet?

– La meg begynne i en annen ende for å besvare det. Fornuftig, sikker bruk av kunstig intelligens har nemlig én stor fiende, og det er ustrukturerte data. Det høres kanskje selvmotsigende ut, siden AI er veldig god til å jobbe med nettopp ustrukturerte data, men her er det selskapets egen datasikkerhet som er bøygen.

Søbakk forklarer at dersom selskapet slipper AI løs på ustrukturerte data, vil man trolig miste kontrollen over hvilken informasjon AI’en indekserer og innlemmer i kunnskapsbasen sin, for ingen klarer ennå å stille inn AI-modellene godt nok, finmasket nok, til å hindre at så skjer.

– Det er bortimot uunngåelig at ustrukturert data finner veien inn i AI-modellen, det vil si at noen kan få opp detaljer fra en sykemelding eller en liste over fagforeningsmedlemmer i bedriften din, fordi gamle dokumenter fra 2018 plutselig har ligget på en gammel server ingen har hatt kontroll på. Da risikerer bedriften plutselig å være i brudd med GDPR-lovgivningen – for bare å ta ett eksempel, sier han.

– Vår største gevinst ligger derfor ennå et stykke foran oss i tid. Den består i at motorveien til fornuftig, trygg bruk av kunstig intelligens nå ligger åpen. Vi begynner å bli «AI Ready» i henhold til beste praksis etter Microsoft, som tilsier at dette er det som skal til for å virkelig kunne åpne slusene for bruk av denne teknologien, sier han.

Profesjonelle bidrag

– Vi er imidlertid også så heldig stilt at konkrete besparelser, som kan måles i kroner og ører, startet allerede på dag én med reduserte driftskostnader. Her hører det med at vi har delt teknologidriften opp i fem konkurranseutsette deler i stedet for å ha en stor kontrakt, og da blir jo forhandlingssituasjonen lettere. Selv om det blir litt mer administrasjon på oss her internt, ser vi allerede betydelige besparelser hver eneste måned.

Hvis du lurer på om det ikke er sånn at det ble i hvert fall litt forsinkelser i et prosjekt som tok masse ressurser og planlegging over mer enn to hele år, er svaret er at joda, det ble det. 

– Den tekniske nedetiden var 3 timer og ti minutter lenger enn planlagt. Men brukerne vil naturligvis alltid ha det litt vondt når vi trykker på knappen og går fra det gamle til det nye. Da blir sikkkerhetsgrupper og rollestyringer annerledes, filer skal lagres på nye steder, informasjon er kanskje ikke tilgjengelig på samme sted eller i det hele tatt, scannere må reinstalleres og så videre. Sluttbrukerne vil derfor alltid ha lengre «nedetid» enn de tekniske miljøene, medgir Søbakk.

Accountor har imidlertid fulgt påvirkningen på de ansattes produktivitet tett siden de gikk live. Selv om inntektsgrunnlaget er stabilt – den kritiske måleparameteren de kaller «external hours» – så har de hatt lavere «utilization». 

– Den er imidlertid stabilt økende og på vei tilbake, og halvannen måned etter at vi gikk live, er vi ikke langt unna å drifte med like stor fart som før. Sannsynligvis er vi tilbake til normalen og godt i gjenge med nye arbeidsmåter til jul, sier Søbakk.

– Mennesker er mye mer tilpasningsdyktige enn vi gjerne tror. Og nå har vi sett at det også gjelder når vi «river av et plaster» såpass hardt og brutalt som da vi skiftet IT-plattform!