Slik jobber AF Gruppen med CSRD-rapportering

Med det europeiske bærekraftsdirektivet CSRD som trer i kraft i Norge fra 1. november, står mange norske virksomheter overfor nye og omfattende rapporteringskrav. Under et webinar arrangert av PwC 24. oktober delte Lisa Bernhardsen, leder for bærekraftsrapportering i AF Gruppen, sine erfaringer og råd for hvordan økonomiavdelinger kan håndtere denne komplekse prosessen. 

God planlegging og organisering

AF Gruppen har valgt en organisasjonsstruktur som involverer flere nivåer i selskapet:

• Styret har det øverste ansvaret for samfunnsansvar.

• Konsernsjefen har det operative hovedansvaret.

• Hver konserndirektør er ansvarlig for sitt respektive virksomhetsområde.

• Bærekraftsrapporteringen under CSRD er organisert innenfor avdelingen for konsernfinans, ledet av konserndirektør for finans.

Bernhardsen understreker viktigheten av tverrfaglig samarbeid:

– Bærekraftsrapportering spenner over mange fagdisipliner. Vi har gjort det til et tverrfaglig prosjekt hvor mange fra nesten alle stabsfunksjonene i AF Gruppen er involvert på en eller annen måte. 

Kjenner du noen som håndterer CSRD, ESG og/eller samfunnsansvar på en måte som andre kan lære av? Da vil vi gjerne høre fra deg. Send en e-post til redaksjonen@okonomi24.com!

Gjennomføring av dobbel vesentlighetsanalyse

AF Gruppen har allerede gjennomført en dobbel vesentlighetsanalyse, et sentralt krav under CSRD.

– Vi hadde en første gjennomføring av en dobbel vesentlighetsanalyse høsten 2023. Dette konseptet var litt nytt for oss, siden vi ikke har rapportert etter GRI tidligere. I tillegg var metodikken ny på det tidspunktet og det var lite beste praksis på området, sier Bernhardsen.

Praktiske tips:

• Start vesentlighetsanalysen tidlig, da det er en omfattende prosess.

• Bruk veiledninger og ressurser fra EFRAG og andre relevante organer.

• Oppdater analysen jevnlig, spesielt hvis nye data eller innsikt blir tilgjengelig.

Fra analyse til rapportering

Overgangen fra vesentlighetsanalyse til selve rapporteringen er omfattende.

– Vi har tatt datoen for når vi skal publisere årsrapporten og regnet oss tilbake for å se når vi må starte skriveprosessen. Vi begynte rett over sommeren og planlegger flere skriveprosesser utover høsten for å gjennomarbeide teksten, forteller hun.

Praktiske tips:

• Lag en detaljert tidsplan som tar høyde for alle faser av rapporteringsprosessen.

• Start skriveprosessen tidlig for å ha nok tid til revisjoner og godkjenninger.

• Alloker ressurser slik at de som skal bidra har tid og kapasitet.

Håndtering av kvantitative og kvalitative krav

CSRD innebærer både kvantitative og kvalitative rapporteringskrav, noe som krever ulik tilnærming.

– Kvantitative krav er ofte enklere å samle inn, gitt at data er tilgjengelig, da du får beskjed om hvilke KPI-er du må rapportere på. De kvalitative kravene er mer skjønnsmessige, og det kan være utfordrende å vite hva og hvordan man skal skrive, sier Bernhardsen.

For å håndtere kompleksiteten har AF Gruppen hatt god nytte av EFRAGs Excel-oversikter.

– Vi har fått veldig god hjelp av disse oversiktene, som er detaljerte ned til hvert enkelt notekrav. Dette har gjort det enklere for fagavdelingene å forstå hva som forventes av dem, sier hun.

Praktiske tips:

• Bruk veiledninger fra EFRAG for å tolke kravene riktig.

• Involver fagavdelinger for å få innspill på både kvantitative og kvalitative data.

• Utvikle maler og retningslinjer for konsistent og klar rapportering.

• Fordel ansvar ved å allokere spesifikke rapporteringskrav til relevante avdelinger.

• Gi opplæring slik at alle involverte forstår kravene og prosessen.

Utvikling av systemer og prosesser

AF Gruppen ser behovet for å oppgradere systemer og prosesser for å møte de nye kravene.

– Vi har mange gode systemer for bærekraftsrapportering, men ser at spesielt innsamling av verdikjedeinformasjon krever at vi utvikler eksisterende systemer og tenker lenger fremover, forklarer Bernhardsen.

Praktiske tips:

• Vurder eksisterende systemer for å se om de kan tilpasses nye rapporteringskrav.

• Investér i nye løsninger der det er nødvendig, spesielt for datainnsamling og -håndtering.

• Samarbeid med IT-avdelingen for å integrere bærekraftsdata med finansielle systemer.

Råd til andre virksomheter

Bernhardsen har klare anbefalinger til andre som skal i gang med CSRD-rapportering.

– Det beste rådet er å komme i gang så snart som mulig. Ikke vent med forberedelsene eller skriveprosessen, oppfordrer hun.

Hun understreker også viktigheten av design og presentasjon:

– Involver designbyråer tidlig hvis dere bruker det i prosessen. Det tar tid å gå fra standarder til et årsrapportformat som er leservennlig og i tråd med selskapets profil.

Praktiske tips:

• Start umiddelbart med forberedelser og planlegging.

• Involver eksterne partnere, som designere og konsulenter, der det er behov.

• Fokuser på klar kommunikasjon for å gjøre rapporten forståelig for leserne.

Involvering av styret og ledelsen

AF Gruppen har hatt tett involvering fra både styret og konsernledelsen gjennom hele prosessen.

– Både styret og konsernledelsen har vært veldig tett involvert siden prosjektet startet for halvannet år siden. Vi har brukt gap-analyser for å kartlegge hva vi mangler for å komme helt i mål, sier Bernhardsen.

Praktiske tips:

• Hold styret og ledelsen informert gjennom regelmessige oppdateringer.

• Bruk gap-analyser for å identifisere mangler og planlegge tiltak.

• Sikre at nøkkelpersoner er enige om mål og forventninger til sluttproduktet.