Workiva – «nykommeren» innen rapportering
Nytt i Norge, velprøvd i USA - og nå fulltegnede seminarer. Workiva lover kvantesprang for kobling av data og produksjon av presentasjoner og rapporter i økonomiavdelingen.
Tenk deg at du skal lage årsrapport eller kvartalspresentasjon for selskapet ditt. Du jobber i selve dokumentet, som henter data direkte fra alle selskapets datakilder. Alle figurer, tabeller, grafer og tekst får sine tall fra riktig og linket kilde. Når datakilden oppdateres, endres det automatisk i rapporter og presentasjoner.
Shiva, diva, Workiva – hva for no?
Dette er noen av de grunnleggende ideene bak Workiva, et globalt teknologiselskap som ble grunnlagt i 2008 i Iowa i USA. De som startet selskapet var tidligere økonomimedarbeidere som hadde kjent på alle frustrasjonene knyttet til rapportering. I dag har selskapet over seks tusen kunder og en børsverdi på nærmere fem milliarder dollar.
– De så et behov for å forenkle og standardisere finans- og forretningsrapportering, og utviklet derfor en skybasert løsning for å hjelpe virksomheter å samle inn, bearbeide og presentere data på en sikker og effektiv måte, sier Director Kristian Gauperaa i PwC.
Annonse
Plattform for samling av data og presentasjon
Kort sagt er Workiva en plattform hvor du samler og presenterer alle typer rapporteringsdata på ett sted. En nyttig metafor er å si at løsningen består av to etasjer, med Wdata i bunn og Wdesk over. Wdata er hvor alle datakildene kobles og samles, Wdesk er presentasjonen av de samme dataene (se illustrasjon i bunn av artikkelen).
Nå kom ikke verktøy som samler data fra ulike kilder til bruk i rapporter til verden med Workiva. Sammen med sin kollega Nora Therese Sageidet, mener Gauperaa likevel at Workiva er mer sofistikert og moderne enn konkurransen, blant annet fordi det også har løsninger for ESG- og GRC-rapportering.
Løsningen konkurrerer derfor med Certents CDM (Certent Disclosure Management), Sageidet og PwC er ikke de eneste som nå tilbyr implementering av Workiva i Norge; også KPMG og NTT Data er blant aktørene på markedet, og flere skal være på vei.
Besvarer kjente hodepiner ved rapportering
– Den viktigste ambisjonen da Workiva ble etablert, var å skape et brukervennlig, skybasert verktøy som sikret både sporbarhet og nøyaktighet. Når én enkelt «kilde til sannhet» benyttes på tvers av rapporter og dokumenter, minimeres risikoen for at ulike versjoner av samme tall blir liggende i forskjellige systemer, sier Gauperaa.
Annonse
Mange ansatte i økonomi- og finansavdelinger opplever at rapportering, både internt og eksternt, krever mye manuelt arbeid. Typiske utfordringer inkluderer spredte datakilder, versjonshåndtering og tidspress. Manuelle kopieringer av data øker sjansen for at rapporter inneholder ugyldige eller utdaterte tall, og det er ofte uklart hvem som endret hva, når, og hvorfor.
– Disse utfordringene påvirker både de ansatte, kvaliteten på rapportene og prestasjonene til økonomiavdelingen. En CFO drømmer om å bruke mest mulig tid på analyse og strategi, men mangel på automatisering gjør at altfor mye tid går med til transaksjonshåndtering, kontroller og rapportering, sier Sageidet.
Dokumenter med bare én kilde til sannhet
Sammenlignet med eldre verktøy brukt til rapportering, tilbyr Workiva flere steg fremover på flere fronter, mener Gauperaa:
– Hvis vi skal oppsummere, handler det om dataintegrasjon og automatisering. Det handler videre om samarbeid og sanntidsredigering, om selve presentasjonsverktøyet, og ikke minst brukergrensesnittet.
Noen av de sentrale fordelene er:
Annonse
Én kilde til sannhet: Alle data som mates inn i Workiva (gjerne via Wdata) brukes til å oppdatere rapporter og dokumenter i sanntid. Endres kildedataene, oppdateres tallene automatisk i alle koblede rapporter.
Automatisering: Man kan sette opp kjøreregler, såkalte «chains», som henter data fra ulike systemer på faste tidspunkter eller trigges av bestemte hendelser. Det kan også reduserer behovet for manuelle steg.
Dokumentdeling og versjonshåndtering: Flere personer kan jobbe i samme rapport samtidig, uten å miste oversikt over hvem som endrer hva. Historikken er bevart på cellenivå, og det finnes funksjoner for å sammenligne tidligere versjoner («blackline»).
Tilgangsstyring: Økonomiavdelingen kan tildele ulike roller, slik at noen har full redigeringstilgang, mens andre (for eksempel revisor) kun kan lese og kommentere.
Integrerte design- og presentasjonsverktøy: Man kan produsere både profesjonelle årsrapporter og tilpassede dokumenter direkte i Workiva. Alt foregår i skyen, og rapportene er revisjonssporbare.
