BI-professor: Negativ atferd blant ansatte kan forebygges slik

Lederens verktøykasse er tittelen på en foredragsserie i regi av Handelshøyskolen BI. Fredag 24. oktober var temaet negativ atferd på arbeidsplassen – og hva som kan gjøres med det. 

Øyvind Lund Martinsen, professor i organisasjonspsykologi ved Handelshøyskolen BI, og den som stod for dagens foredrag, sier at hensiktsmessige endringer til det bedre forutsetter at man forstår de underliggende faktorene, utnytter situasjonsstyrke, implementerer effektive HR-strategier og praktiserer konstruktiv ledelse. 

– Gjennom bevisst ledelse og strategiske tiltak kan vi påvirke atferden på arbeidsplassen i en positiv retning. Det handler om å skape en kultur hvor ansatte trives, føler seg verdsatt og er motivert til å yte sitt beste, sier han.

Personlighet og forståelse av negativ atferd

Negativ atferd på jobb omtales ofte som kontraproduktiv atferd eller avvikende jobbatferd. Dette inkluderer handlinger som er skadelige, ineffektive eller som bryter regler og normer. 

– Dette er en sekkepost for en rekke negative atferdsformer, forklarer Martinsen. Han understreker at selv om begrepet kan virke upresist, er det viktig å være oppmerksom på disse handlingene siden de kan ha betydelige konsekvenser for organisasjonen.

– Personlighetstrekk spiller en sentral rolle i hvordan ansatte oppfører seg. Særlig trekk som lav omgjengelighet og lav planmessighet er knyttet til økt tendens til negativ atferd. Mye av det vi kaller negativ atferd er faktisk forbundet med disse personlighetstrekkene, sier Martinsen.

Han nevner også «den mørke triaden» innen personlighetspsykologi, som består av narsissisme, machiavellianisme og psykopati. Disse trekkene kan manifestere seg som grandios selvopptatthet, manipulasjon og mangel på empati. 

– Disse er ikke diagnoser, men beskriver grader av atferd som kan være skadelig i en arbeidssituasjon, påpeker han.

Situasjonsstyrke som verktøy

En nøkkel til å redusere negativ atferd er å forstå og utnytte konseptet situasjonsstyrke. Dette refererer til hvor mye en situasjon påvirker individets atferd gjennom klare regler, normer og konsekvenser. 

– Regler og normer i en situasjon kan hindre uttrykk for personligheten. For eksempel kan en person som vanligvis er aggressiv, dempe sin atferd når de oppfatter at det er klare konsekvenser for uønsket oppførsel, sier Martinsen.

For ledere betyr dette at ved å skape en sterk situasjon med tydelige forventninger og konsekvenser, kan man redusere forekomsten av negativ atferd. 

– Gjennom å øke situasjonsstyrken på visse områder, kan man begrense de som er tilbøyelige til å uttrykke seg negativt, sier han.

Å implementere situasjonsstyrke i organisasjonen krever bevissthet og strategi. Martinsen foreslår at ledere fokuserer på følgende aspekter:

• Klarhet: Er informasjon om ansvar og krav lett tilgjengelig? Ansatte bør aldri være i tvil om hva som forventes av dem.

• Konsistens: Sørg for at ulike ansvarsområder og krav er kompatible. Motsetningene vil ofte nulle ut andre ting.

• Begrensninger: Sett nødvendige begrensninger, men unngå å overkontrollere. Begrensning av friheten til å ta beslutninger kan føre til motstand.

• Konsekvenser: Etabler tydelige konsekvenser for både positiv og negativ atferd. Dette gir forutsigbarhet og rettferdighet i arbeidsmiljøet.

Betydningen av ledelse og HR-arbeid

Et godt HR-system kan fremme et positivt arbeidsmiljø, videre føre til god ledelse, lavere stressnivåer og høyere jobbengasjement, mener Martinsen. Han understreker viktigheten av at HR-strategien er i samsvar med organisasjonens overordnede mål og at den kommuniseres tydelig til alle ansatte.

– Det hjelper ikke med en god strategi hvis medarbeiderne ikke har kompetansen til å nå målene. Et effektivt HR-system bør inkludere klare retningslinjer for ansettelser, opplæring, belønning og utvikling av arbeidsmiljøet, sier han.

– Lederens atferd har direkte innflytelse på medarbeidernes oppførsel. Destruktiv ledelse fører til økning av avvikende atferd i organisasjoner, sier Martinsen. Han refererer til forskning som viser at ledere som utviser negativ atferd, som tyrannisk eller avsporende ledelse, kan undergrave både medarbeidernes trivsel og organisasjonens mål.

På den annen side kan konstruktiv og etisk ledelse ha en positiv effekt. Ledere bør strebe etter å være endringsorienterte, oppgaveorienterte og relasjonsorienterte for å skape et balansert og produktivt arbeidsmiljø.

Praktiske tiltak for ledere

For å forebygge negativ atferd blant ansatte, foreslår Martinsen flere konkrete tiltak:

1. Klare forventninger og regler: Er arbeidsrelatert ansvar og krav tydelig nok? Ledere bør sørge for at ansatte har en klar forståelse av sine oppgaver og hva som forventes av dem.

2. Konsistens i policyer: Er det samsvar mellom organisasjonens ulike policyer? Å unngå motstridende signaler kan forhindre forvirring og frustrasjon blant ansatte.

3. Begrensninger med balanse: Mens det er viktig å sette grenser, må ledere være forsiktige med å ikke begrense autonomien unødvendig. Det er mange balanseganger, og det gjelder å finne riktig nivå av kontroll.

4. Konsekvenser for atferd: Implementer et system hvor positiv atferd belønnes, og negativ atferd får passende konsekvenser. Hvilken grad har opererer feil fot, får konsekvenser?

5. Utvikle en positiv organisasjonskultur: Når ansatte føler seg verdsatt, reduseres tendensen til negativ atferd. Ledere bør aktivt fremme en kultur hvor samarbeid, respekt og åpen kommunikasjon verdsettes.

6. Opplæring og utvikling: Investere i medarbeidernes kompetanseutvikling kan redusere usikkerhet og misnøye. Godt planlagt HR-arbeid kan ha en betydelig effekt.