Grepene CFO bør ta mot hvitvasking

– Å forebygge lovbrudd er selvsagt et mål i seg selv. Men hvis bedriften ikke har gode nok rutiner, kan den plutselig miste bankforbindelsen. Det er en situasjon du som CFO ikke ønsker, for å si det forsiktig. 

Og den som sier det akkurat så forsiktig, er advokat Nicolai Skridshol i SANDS. Han er blant granskerne som store børsnoterte selskaper ringer til når økonomiavdelingen får akutte behov for å kartlegge fakta om mistenkelige inn- og utbetalinger. 

Nye krav til bankene endrer på kundeforholdet

Finanstilsynet har i praksis gjort bankene til lovens forlengede arm i kampen mot hvitvasking. For å oppfylle nye krav har bankene ansatt et stort antall mennesker til å overvåke kundene og deres transaksjoner. 

Ekstern lenke: For et dypdykk kan vi anbefale å lese hva DNB sier om arbeidet de gjør.

– Jobben som bankene gjør er helt avgjørende i kampen mot korrupsjon, og via våre klienter ser vi at bankenes ansatte er svært dyktige. Det skal bedriftskundene være takknemlige for. Samtidig byr det også på utfordringer som ofte ender i fanget til CFO, sier han. 

Bankenes forsterkede fokus på compliance har endret maktbalansen internt i bankene, med klare følger for bedriftenes kundeforhold. 

– Når bankens interne kontrollører før i tiden fant uregelmessigheter i kundeforholdet, kunne bedriftens toppleder ta en forsonende prat med banksjefen. Nå er det compliance-sjefen i banken som har siste ord i saken. Banken kan rett og slett ikke ta sjansen på å være i brudd med Finanstilsynets krav. 

Bankene følger med på om bedriften har gode nok rutiner

Skridshol sier at de nye utfordringene for kundene i korte trekk handler om hvilke rutiner bedriften har – og faktisk følger – for å forhindre at den blir en del av ulovlige transaksjoner. Hva gjør dere for å kartlegge leverandører og kunder? Hvordan håndterer dere situasjoner hvor pengestrøm og varestrøm går til ulike selskaper i ulike land? Når går alarmklokkene? 

– Det nye er at banken bryr seg mer om bedriften har hensiktsmessig risikostyring for kontroll over drift og transaksjoner. For eksempel: Mange ganger aksepterer norske bedrifter at de handler med Bedrift A i Land B, men at pengene går til eller fra Bedrift C i Land D. 

– Allerede her har vi en risiko, og en risiko som øker med profilen til landene som er involvert. Brukes det agent for oppgjøret øker risikoen ytterligere. Når det oppstår avvik i oppgjørskanaler, da må varselklokkene gå, sier granskeren. 

Grepene Skridshol anbefaler

Han anbefaler alle bedrifter å gjøre følgende:

• få plass klare og effektive retningslinjer for hvordan transaksjoner håndteres,

• gjennomføre grundig og målrettet opplæring av ansatte i økonomiavdelingen som står for fakturahåndtering, bokføring og utbetalinger,

• og ikke minst gjøre dette så ofte at dere trygt kan dokumentere det, og kan snakke troverdig om at det bygges kultur mot hvitvasking.

– Ikke ta lettvint på dette, er mitt råd. Bankene har knallgode systemer for å fange opp mistenkelige transaksjoner. Når de ringer eller møter bedriftene for å følge opp enkeltsaker, er de drivende dyktige til å stille diskrete spørsmål som raskt avslører om bedriften tar compliance på alvor. 

Pass på at CFO har nok ressurser til å gjøre jobben

Når opplæring omsettes til praksis, er en robust fullmaktsstruktur og faktisk kapasitet hos ansatte viktig for å oppnå gode resultater. Skridshol sier at både interne og eksterne personer med uredelige hensikter enkelt finner de svakeste punktene:

– Jeg hadde en klient hvor CFO var fullstendig overarbeidet, men hvor et stort antall innkommende fakturaer lå til forfall. Det endte med at en trainee satt og ukritisk godkjente alle sammen. Dette er selvsagt et ekstremt eksempel, men det illustrerer poenget. Det er også viktig at det opprettholdes profesjonell avstand mellom selgere og innkjøpere på den ene siden, og de ansatte i regnskap på den andre siden. 

– Jeg kjenner ingen CFOer som ikke allerede har mer enn full arbeidsdag. Ligger det i det du sier en bekymring for at nye krav og ansvar kan bli for mye å håndtere for samme person?

– Ja, definitivt. Den nye virkeligheten innebærer ikke bare et større juridisk ansvar å forebygge lovbrudd og opprettholde bankforbindelsen. Dette ansvaret, som ofte havner på CFOs bord, inkluderer også mye mer konkret arbeid i form av oppfølging og kontroller. Uansett hvor smart man jobber er det vanskelig å komme utenom behov for flere menneskelige ressurser.