På tide å planlegge årsoppgjøret!

Mange utsetter å gjøre ferdig årsregnskap og skattemelding til siste frist. Når årsoppgjørsperioden blir så lang, blir den også mindre effektiv. 

Det blir flere runder med gjennomgang, noe som tar fokus fra andre oppgaver. Det er derfor tid og ressurser å spare på å korte inn på denne perioden. 

Årsoppgjørsprosessen

Det er ofte mange som er involvert i årsoppgjørsarbeidet, noe som krever god kommunikasjon og forståelse fra alle parter. Det må tydelig kommuniseres

• hva som skal gjøres

• hvordan det skal gjøres

• når jobben skal være ferdig

• hvem det skal rapporteres til

La både planleggingsfasen og gjennomføringen av årsoppgjøret bli så effektivt som mulig med denne sjekklisten.

Tidsfrister – bli tidligere ferdig

Tidsfrister er avgjørende for å unngå at årsoppgjøret trekker ut i tid. Det anbefales å sette fristene tidligere, og bestemme dato for styrebehandling og generalforsamling i god tid. Da vet alle hva man har å forholde seg til, og må planlegge jobben ut fra det. 

Det er for eksempel ingen grunn til å utsette avslutningen fordi man ikke har mottatt alle inngående faktura. Dette løses ved å gjennomføre regnskapsmessige periodiseringer/avsetninger.

Gjør avtaler med regnskapsfører og revisor i god tid, så ikke det blir en flaskehals. Gjør ferdig så mye som mulig før det leveres til revisor. Flere runder tar mye tid og kan bli dyrt.

Dokumentasjon av balansen

Bokføringsloven setter krav til dokumentasjon av balansen pr. 31.12. Det er mye å hente på å være à jour med avstemminger gjennom året. Det vil også være en god internkontroll som er med på å sikre at perioderapporteringene blir riktige.

Bruk gjerne standard maler for dokumentasjon, og gjennomgå dette med de involverte slik at alle forstår kravene og hensikten med jobben. Utnytt de mulighetene regnskapssystemene og annen programvare kan gi i denne sammenheng, men det er veldig viktig å kvalitetssikre rapporter som du legger til grunn som dokumentasjon. Husk formålet med dokumentasjonen. 

Dokumentasjonen skal inneholde noe mer enn en avstemming. Alle vurderinger, beregninger og eventuelle forutsetninger for denne må gå frem av dokumentasjonen. I tillegg er det viktig med en konklusjon. En avstemming kan være et vedlegg. En utenforstående skal kunne gå gjennom dokumentasjonen og forstå regnskapspostenes innhold utfra det. Det vil også gjøre den interne kvalitetssikringen enklere.

Bokføringsregelverket krever at alle betydelige poster skal dokumenteres. Dette er en lav grense. Det anbefales at alle balanseposter dokumenteres. Det at de i utgangspunktet har en lav saldo kan være feil, og man må ta stilling til at alt er med. Hvis ikke kan regnskap og skattemelding bli vesentlig feil. 

Og ikke glem poster som utsatt skattefordel, utsatt skatt, betalbar skatt, goodwill, aksjonærlån, aksjer i datterselskap eller tilknyttet selskap, andre fordringer og gjeld. Alle poster må gå frem av planleggingsdokumentene så man ikke glipper på det.

Skattemessige verdier skal dokumenteres når de avviker fra de regnskapsmessige og ikke er dokumentert i skattemeldingen. Dette vil for eksempel gjelde driftsmidler, fordringer, varelager, anleggskontrakter.

Forbered spesielle fokusområder - nedskrivningsbehov

Noen balanseposter vil kunne kreve grundigere vurderinger og beregninger. Tenk gjennom om det er spesielle forhold i år som også kan påvirke regnskapet. Eksempel på dette kan være økte renter, klimarisiko, krig og uroligheter i verden som har gitt et mer usikkert marked. 

Det kan være behov for nedskrivninger og/eller ekstra informasjon som følge av det. Gjør en kartlegging av det i planleggingen så du er godt forberedt på hva som må gjøres. Det vil også kreve involvering av selskapets ledelse.

Kontrollsporet

Husk at dokumentasjon av balansen er oppbevaringspliktig regnskapsmateriale. Det skal være enkelt å finne frem til dokumentasjonen. I integrerte systemer kan det være hensiktsmessig å linke til dokumentasjonen fra kontonivå i systemet. 

Selve dokumentasjonen kan lagres i elektroniske filer som klart angir hvilken balansepost og regnskapsår dokumentasjonen vedrører.

Sjekklister eller planleggingslister

I forbindelse med planleggingen anbefaler vi at det utarbeides en PBE-liste (Prepared by Entity) tilpasset til ditt foretak. Den vil ivareta både prosessen og dokumentasjonen. Den vil sikre at du husker alle vurderinger og kontroller som må gjøres i tilknytning til utarbeidelse av dokumentasjonen. 

Revisor og regnskapsfører kan bruke denne type lister i sin kommunikasjon mot sine kunder for å sikre gode rutiner og dokumentasjon. Det vil være til god hjelp for kundene som er ansvarlig for at dette er plass. Du kan laste ned denne via link som du finner over.