Reise på regning? Huskeliste for regnskap
Simployer gir økonomiavdelingen en nyttig huskeliste for ansatte som reiser på regning.
Å reise på regning er den enkle løsningen for å slippe unna kompliserte regler for diettgodtgjørelse og skatt. Den ansatte legger ut for utgiftene, og får disse dekket i etterkant av arbeidsgiver. Dette er (i utgangspunktet) skattefritt, og det skal heller ikke rapporteres inn eller beregnes arbeidsgiveravgift av slike reiseutgifter, ifølge Simployer.
I deres nyhetsbrev finner vi denne uka en alltid nyttig huskeliste, som er spesielt hensiktsmessig for den som vil gjøre bokføringen både lovlig og effektiv når ansatte skal få dekket utlegg:
Navn og formål må skrives på kvitteringen: Hvem har deltatt, og hvorfor dro man? Dersom kvitteringen er for selve reisen eller oppholdet (for eksempel fly og hotell), skal det også skrives på kvitteringen hvilket arrangement den ansatte har deltatt på.
Du trenger ikke papirbilag, elektronisk er godt nok: Det må være et format som ikke lar seg endre på særlig lett. Bilde tatt med mobilen, skjermdump og PDF-filer er eksempler på gyldig dokumentasjon.
Annonse
Du kan spise dyrt, hvis arbeidsgiver tillater: Det er ingen beløpsgrenser på hvor dyr mat den ansatte kan kjøpe seg skattefritt. Det må imidlertid være innenfor rimelighetens grenser, siden det må kunne anses som en nødvendig merutgift eller tjenesteutgift.
Du kan drikke alkohol, så sant det er på kvitteringen for mat: Det er ingen begrensninger når det gjelder drikke til maten. Men, understreker Simployer, du kan ikke ta med det som kjøpes i baren etter man er ferdig med å spise. Økonomi24 anbefaler å bli sittende ved bordet, med en god gammeldags skyveskive på tallerken samt en nedskrevet forklaring for hvorfor en Bordeaux 1975 var en nødvendig merutgift.
Trenger ikke bilag for bompenger, parkering og lignende: Slike mindre utlegg kan dekkes skattefritt på reiseregningen, uten at den ansatte leverer inn bilag. Det sentrale er at utgiftene er nødvendige merutgifter i forbindelse med reisen.
Glem bilgodtgjørelse på regning: Å reise på regning med bil er i praksis umulig, for da måtte du dokumentere hvor mye drivstoff du har brukt på reisen og kreve refusjon per liter, skriver Simployer. Bruk i stedet kilometergodtgjørelse etter de satsene som brukes i virksomheten. Bilgodtgjørelse over 3,50 kr pr kilometer er skattepliktig (2024).
