Digitalisering av innkjøp: Ikke bare for de største

Trondheim-basert Cillco har tidligere laget det som kan beskrives som en bedriftsintern nettbutikk for Avinor, hvor ansatte kan kjøpe produkter fra leverandører som det er inngått rammeavtaler med – til avtalte rabatter. 

Avinor-løsningen, der utviklingsløpet ble støttet av Innovasjon Norge, var tett koblet mot ERP-systemet IFS. Nå er løsningen videreutviklet til en moderne skyløsning, blitt uavhengig av ERP-løsning, og tilpasset bedrifter i alle størrelser. 

– På mange måter kan man si at dette er en løsning på et av de vanligste problemene når det gjelder innkjøp. Med mer systematiske innkjøp sparer bedriften tid og penger, både når det gjelder selve kjøpet og økonomiavdelingens administrasjon, sier Product Manager Hege Myklebust i Cillco. 

– Mye av gevinsten handler om å unngå dyre ad hoc-kjøp utenfor etablerte rammeavtaler, med dårlig merkede fakturaer som øker administrasjonskostnadene. Når alle handler innenfor rammeavtalen, derimot, øker både rabatter og forhandlingskraft. Samtidig finner de ansatte raskt frem til de riktige produktene, sier hun. 

– Stemoderlig behandling av innkjøp er altfor vanlig

Ifølge Myklebust i Cillco er innkjøp et område som ofte blir stemoderlig behandlet av bedrifter i alle størrelser. Ineffektive prosesser – inkludert ad hoc-innkjøp på ulike nivåer i organisasjonen – fører til tapte penger og frustrasjon i økonomiavdelingen. 

– Bedriftene legger ned betydelig innsats i å finne frem til leverandører som oppfyller stadig strengere krav, enten det gjelder pris, rabatter, kvalitet, leveringsdyktighet og krav som følger av nye regler, for eksempel åpenhetsloven, sier hun. 

– Da er det desto mer frustrerende når det viser seg vanskelig å følge opp dette i det daglige. Ofte er årsaken manglende bevissthet om hvilke rammeavtaler bedriften har, som igjen skyldes mangel på infrastruktur som gjør avtalene tilgjengelige og skaper bevissthet. Manglende oversikt gir dessuten grobunn for dobbeltfakturering. 

Hun sier at det ikke finnes noen quick fix, men at veien til bedre innkjøpsrutiner blir betydelig enklere når bedriften har de riktige digitale verktøyene på plass. 

CFO-ens rolle i innkjøpsprosessen

Mange CFO-er ser først og fremst på innkjøp som et spørsmål om å få varer og tjenester på plass, men Myklebust mener dette er en snever tilnærming. 

– Innkjøpskontroll handler om mer enn å få ting til å fungere. Det påvirker både kostnadsnivået, risikostyringen og økonomistyringen generelt, sier hun.

En av hovedutfordringene ved mangel på struktur er de skjulte kostnadene. 

– Når alle handler innenfor avtaler, øker bedriftens forhandlingskraft. Manglende rutiner kan føre til dyre ad hoc-kjøp og lavere utnyttelse av allerede forhandlede rabatter. Dette er en utfordring mange bedrifter overser, særlig når ansatte handler fra tilfeldige leverandører uten å sjekke om rammeavtaler dekker behovet, forklarer hun.

Direkte og indirekte kostnader ved dårlig innkjøpskontroll

Dårlige innkjøpsrutiner kan føre til både direkte og indirekte kostnader. På den ene siden fører dårlig merkede fakturaer til unødvendig administrativt arbeid. 

– I tillegg kan manglende kontroll føre til dobbeltfakturering og, i verste fall, svindel. Dette er særlig problematisk for bedrifter med store mengder fakturaer og mange leverandører, sier Myklebust.

Indirekte kostnader kommer i form av tidstap og frustrasjon. Ansatte som må finne leverandører, gjøre bestillinger og følge opp fakturaer manuelt, bruker tid som kunne vært brukt mer produktivt. 

– Tungvinte innkjøpsprosesser demotiverer ansatte og senker produktiviteten. Det gjelder ikke minst økonomiavdelingen, som bruker uforholdsmessig mye tid på å rydde opp i dårlige innkjøpsrutiner, som igjen gjør regnskapsarbeidet unødvendig komplisert, sier hun.

Hva kan bedre kontroll gi?

Det er her digitale løsninger som Cillco Bestilling kommer inn i bildet. Ifølge Myklebust sikrer slike løsninger at alle innkjøp følger en standardisert prosess. Dette reduserer ikke bare feil, men gir også bedre oversikt. 

– God bestillingskontroll er nøkkelen til effektiv økonomistyring. Digitale løsninger sikrer bedre kontroll over innkjøpsprosessen, sier hun. 

Flere bedrifter som har tatt i bruk digitale innkjøpsløsninger, rapporterer om betydelige forbedringer. Ifølge Myklebust kan kundene deres spare både tid og penger. 

– En av våre kunder har sagt at løsningen potensielt kan spare dem flere årsverk. Når du legger sammen all tiden som ellers ville gått med til manuell behandling, blir besparelsene betydelige, forteller hun.

Myklebust sier at manglende fire-øyne-prinsipp øker risikoen for feil og misligheter i innkjøpsprosessen. Og uten en systematisk godkjenningsprosess blir økonomistyringen sårbar. En god attestasjonsflyt sikrer kvalitet og kontroll i innkjøpsprosessen, og automatiserte kontrollrutiner sikrer både effektivitet og etterlevelse. 

– Gode kontrollrutiner er ikke et hinder, men et virkemiddel for effektiv drift. Systematisk innkjøpskontroll reduserer dessuten risikoen for økonomisk mislighold. Det er jo slik at god sporbarhet i innkjøp bidrar til å forebygge svindel, sier hun. 

CFO-ens standing internt

Bedre kontroll på innkjøpene gir ikke bare økonomiske fordeler. Det kan også bidra til bedre arbeidsforhold internt. Når økonomiavdelingen har oversikt, slipper ansatte og ledere å bruke tid på å svare på spørsmål om tilfeldige fakturaer. Dette kan også styrke økonomiavdelingens rolle som strategisk partner i bedriften.

– Når økonomiavdelingen tar kontroll over innkjøpene, blir de sett på som en strategisk partner i organisasjonen. Leverandører opplever også bedriften som mer profesjonell, noe som kan gi effekt både på service og priser, sier Myklebust.

For CFO-er som vurderer å ta grep om innkjøpsprosessen, handler det om å finne en balanse. På den ene siden er det klare fordeler ved å strukturere og digitalisere innkjøpene. På den andre siden må bedriftene være realistiske om at organisasjonskulturen må følge med når nye systemer innføres. 

– Vi har derfor lagt ekstra vekt på brukervennlighet for den ansatte i programvaren, og valgt navnet Cillco Bestilling fremfor Cillco Innkjøp – fordi bestilling er en enklere og mer konkret oppgave. Gode løsninger trenger verken være omfattende eller kostbare, sier Myklebust.