Fra ukentlig ringerunde til sanntidsoppdaterte systemer

Enhver som har traversert trange vestlandsveier og havnet bak den tredje bobilen i sneglefart, kan ha tatt seg selv i å tenke «hvor kommer alle disse trafikkproppene fra»?

Ett mulig svar på det spørsmålet er «Fra Ferda, vel!» men det ville nok likevel vært urettferdig å holde adm. direktør Leif Terje Hansen i Ferda AS til ansvar for kundenes manglende evne til å bruke gasspedal eller avkjøringslommer. Dessuten er det ikke sååå mange av dem heller, mener Hansen.

Toppår i 2018

– Det er mange som tror at «hele Norge» kjøpte seg bobil under pandemien, men toppåret var faktisk i 2018 – og da ble det solgt rundt 4000 nye bobiler i Norge. Siden har det pekt nedover, kan han fortelle.

I tillegg til bobilene, driver Ferda også med campingvogner – brukte som nye – samt service og utleie av slike. Men to tredjedeler av markedet for nye enheter er borte, samtidig som rentene har gått i taket og kronekursen har stupt. Entusiastmagasinet bobilverden.no kunne i fjor sommer fortelle at «bransjen nå virkelig har fått en trøkk ingen forventet for bare et par år siden.»

I et slikt marked kan veien være kort til skifteretten for aktører som ikke driver effektivt. Heldigvis for Ferda har effektivisering stått høyt på agendaen siden Hansen kom inn som kjededirektør i 2017. Og selv om regnskapene deres mangler de sorte bunnlinjene enhver bedriftseier helst vil ha, ville hverdagen sett helt annerledes ut hvis driften fra den gang hadde fått fortsette.

Helt andre diskusjoner

– La meg ta et eksempel: I 2017 hadde vi en controller som brukte alle mandagene sine på å ringe rundt til hver enkelt lokasjon og få greie på hva de hadde solgt i uka som gikk, så satt vi i salgsmøter på tirsdagen og snakket om hvorvidt det var godt eller dårlig. Resten av uka gikk med til å hente tall inn i Excel fra en rekke ulike kilder og i flere forskjellige formater. Nå har vi kontinuerlig oppdaterte tall på hver enhet på varelageret, og da blir det mye mer tid til analyser.

– Det gjør at vi kan ha helt andre diskusjoner: Hva var dekningsgraden på enhetene hver avdeling solgte i forrige uke? Hvor mye koster rentene på de som står igjen, og bør vi kjøre en kampanje nå eller vente en uke til, gitt hvilken trafikk vi opplever på hjemmesidene våre? Med tolv ulike lokasjoner fra Tromsø til Grimstad, ville det vært umulig uten gode IT-systemer og oppdaterte data.

Effektiviseringsarbeidet skjøt fart rundt 2020, da de begynte å jobbe med en systemintegrator som vi kommer tilbake til i neste artikkel. Da satte de opp en SQL-database hvor de samler inn stadig mer data fra stadig flere av selskapets IT-systemer. Det begynte med Visma Business (selskapets ERP-system) og forretningssystemet Verendus (et såkalt Dealer Management System, eller DMS).

Deretter har de koblet seg på bankene de samarbeider med, leverandørene de handler fra, Opplysningsrådet for veitrafikken – og en lang rekke andre. Fra noen henter de bare inn data én vei, hos andre går data både frem og tilbake, og med atter andre er informasjonsflyten helautomatisert.

Mer moderne nå

– Spol frem til 2024, så har vi én person som bruker 25 prosent av sin tid på det samme. Han kan åpne automatiserte analyser i PowerBI hver morgen, og vite at alle tallene oppdatert. Samtidig håndterer han vårt varelager, som er verdt tett oppunder 400 millioner kroner, og delelageret, som er verdt rundt 50 millioner.

Controlleren er forresten ikke den eneste som bruker PowerBI. Rundt omkring i Ferda-systemet har mange av de 150 ansatte sine egne dashboards med data og analyser som er skreddersydd for å hjelpe dem med å utføre nettopp deres arbeidsoppgaver på best mulig måte.

– Det kan være vanskelig for vanlige ansatte i et stort system å forholde seg til de store tallene som ligger i totalomsetning, det er lett å lure på hvordan det angår dem og hva de kan gjøre for å påvirke det – særlig hvis konsernet ikke gjør det så bra, kan det være vanskelig å skjønne «hvilket tannhjul er jeg i dette maskineriet?».

– Men hvis de kan se på telefonen sin at nå har deres lokasjon 25 arbeidsordrer med status som ferdig uten at de er fakturert, så blir det veldig konkret og relevant for dem. Det gir seg noen artige utslag, fordi de også kan måle omsetningen på andre verksted – og da blir det plutselig konkurranse dem imellom. Det er både kulturbyggende og lønnsomt for oss, sier Hansen.

Duket for automasjon

Et annet viktig aspekt av selskapets teknologiske utvikling, har vært at de har kunnet automatisere noen av de finansielle prosessene. 

– Med vårt oppsett er det nå sånn at når en produsent har produsert ferdig en ny bobil, behøver de ikke å sende en faktura til oss, som vi må betale. Den går rett til en bank som betaler den automatisk, og så finnes det avtaler i bakkant som regulerer risiko og slikt. 

– Dette må vi naturligvis også passe på, for det er økonomiske avtaler og betingelser som gjør at bobilen kan stå finansiert der i så og så lang tid, og så må vi kanskje innfri den for å dra nytte av en kontantrabatt eller flytte den til et annet program, avhengig av hvor vi har best betingelser. Det er masse sånt ute og går, forteller Hansen.

Alt dette gir mye bedre kontroll over varelager og kapitalbruk, samtidig som automatisering har redusert behovet for manuell oppfølging og minimert risikoen for feil.

Analyse skjerper markedsarbeidet

– Vi har også utviklet mer sofistikerte analyseverktøy. Nå kan vi koble våre data med informasjon fra ulike kilder for å få innsikt i alt fra salgstrender og kundeadferd, til effektiviteten i vår egen markedsføringsinnsats. For eksempel kan vi nå se hvordan trafikk på nettsidene våre korrelerer med faktiske salg, sier Ferda-sjefen.

– Dette systemet gjør det også mulig for oss å optimalisere hvor vi plasserer kjøretøy og kanskje flytte dem mellom avdelinger. Vi kan analysere etterspørselsmønstre og lokale trender, og ta mer informerte beslutninger om hvor hvert kjøretøy bør stå for å maksimere sjansene for at det blir solgt.

Selv om de har kommet langt, ser selskapet fortsatt rom for forbedringer. De vurderer blant annet hvordan de kan bruke teknologi til å forbedre kundeopplevelsen, for eksempel gjennom mer personaliserte tilbud basert på kundedata.

– Vi ser også at det blir viktig å få ned varelageret. Det er jo sånn at kundene nesten utelukkende kjøper bobiler som vi har på lager, men det koster såpass å ha så mange enheter stående at det likevel ikke er bærekraftig. Vi har utfordret produsentene på at vi må jobbe enda tettere sammen og finne enda bedre modeller, forteller Hansen.