Volvat effektiviserte innkjøp med egen «nettbutikk»

Volvat er Norges største private helseforetak, med over 20 lokasjoner rundt i landet. Hvert år gjøres det flere tusen innkjøp av alt fra medisiner og utstyr til rekvisita og arbeidsklær. Innkjøpene gjøres normalt av ansatte med nærhet til behovet, som innebærer at det er mange bestillere. 

Hvordan sikre at alle innkjøpene skjer i henhold til detaljene i rammeavtalene? Det handler om å oppnå riktige priser og avtalte rabatter, og – ikke minst – å få den avtalte kvaliteten. Innkjøpskoordinator Anne Beathe Olsen og CFO Fredrik Mørch-Reiersen forteller at løsningen de gikk for, er en innkjøpsportal med mer enn 50 leverandører.

Struktur, kontroll og forutsigbarhet

– Hvordan gikk dere fra erkjennelsen om at noe måtte gjøres, til å sette i gang med prosjektet?

– Vi hadde lenge sett behovet for en samlet portal, særlig etter at vi tok i bruk House of Control for avtaleregisteret vårt. Da ble det naturlig å koble innkjøpsløsningen til avtalene. Vi kikket på flere alternativer, og landet til slutt på at Cillco var et godt system som kunne spille sammen med løsningene vi allerede hadde, sier CFO Mørch-Reiersen.

Cillco er et norsk programvareselskap og konsulentselskap som lager innkjøpsløsninger for alle typer ERP-systemer. Cillcos fikk støtte fra Innovasjon Norge til å utvikle løsningene sine, og Avinor var blant de første til å ta i bruk løsningen – som også Volvat nå benytter.

– Alle i organisasjonen var enige om at dette ville gi bedre struktur, kontroll og forutsigbarhet. Vi trengte et opplegg der alle i Volvat kunne bestille på en felles måte og hvor leverandørene samtidig visste hva vi forventet av dem, sier innkjøpskoordinator Olsen.

Som CFO har Mørch-Reiersen det overordnede økonomiansvaret. Olsen er bindeleddet mellom Volvat i Norge og Capio i Sverige, som de er en del av. Capio håndterer en del større, nordiske innkjøpsavtaler, og Olsen er ansvarlig for lokale avtaler i Norge.

 – På hvert senter har vi i tillegg egne innkjøpere, ofte sykepleiere eller helsesekretærer, som gjør den praktiske bestillingen. Mitt ansvar er å sikre at de har gode, oppdaterte avtaler og et enkelt system å jobbe i. Avtalene vi har med leverandører, og hvordan vi bestiller varer og tjenester, påvirker kostnadsbildet og regnskapet direkte, sier hun.

100 millioner kroner i innkjøp

– Hva er omfanget av innkjøp i Volvat i form av volum, verdier, antall leverandører og eventuell kompleksitet?

– Vi omsetter for rundt 1,2 milliarder kroner i året, og åtte prosent av dette er direkte knyttet til varekostnader. Mye av dette er medisiner og medisinsk forbruksmateriell, som står for en stor andel av driftskostnadene. I tillegg kommer større investeringer i medisinteknisk utstyr, som ultralydapparater og lasere. Årlig budsjetterer vi gjerne 20–30 millioner kroner bare på slikt utstyr, sier CFOen.

– Vi har et stort spenn i leverandører, og til sammen inngår mer enn 50 i den nye portalen: Noen leverer kun noen få produkter, mens andre har flere hundre ulike varer i sortimentet. Vi bruker også «punch-out-løsninger» hos enkelte store leverandører, der vi kobler oss til leverandørens nettbutikk via vår innkjøpsportal. Totalt snakker vi om et betydelig antall leverandører og varer, og da er det viktig med god struktur, sier Olsen.

Før den nye portalen kom på plass, opplevde de betydelige utfordringer knyttet til innkjøp:

– Tidligere foregikk bestillingene på mange forskjellige måter. Noen ringte, andre sendte e-post, eller de brukte leverandørens egne nettbutikker. Det fantes ingen felles oversikt for økonomi eller for oss som håndterer avtaler før fakturaene kom, sier hun. Dette fikk også konsekvenser for økonomistyringen:

– Fra et økonomiperspektiv var vi opptatt av å følge opp rammeavtalene vi hadde og kunne dokumentere hvor mye vi faktisk brukte hos hver leverandør. I tillegg ønsket vi mer presise data når vi skulle reforhandle avtaler, for å kunne få best mulige betingelser. Det var også viktig å gjøre prosessene mer effektive, sier Mørch-Reiersen.

Bedre tallgrunnlag og lavere kostnader

Volvat bruker Visma Business som ERP-system og Compello for fakturabehandling. De ønsket at en ny innkjøpsløsning skulle kunne kobles opp mot disse systemene, slik at innkjøpsdata kunne bli synlige i hele verdikjeden: Fra bestilling til fakturagodkjenning og bokføring.

– Etter at vi valgte å gå videre med Cillco, startet vi med en pilot. Vi inviterte noen av våre sentre til å teste den nye portalen, og sammen med leverandørene la vi inn varekataloger i systemet. Deretter fikk vi tilbakemeldinger og justerte oppsettet. Da vi følte oss trygge, begynte vi å rulle portalen ut til flere sentre, sier Olsen.

– Hele prosessen ble nyttig læring for oss, og det gikk relativt raskt fra ferdig pilotprosjekt til vi begynte å se faktisk nytte i den daglige driften. La det være sagt: Anne Beathe har ledet en prosess med et grundig forarbeid og en systematisk implementering, sier Mørch-Reiersen.

Han sier at dette gir økonomiavdelingen bedre tallgrunnlag, samtidig som det gir dem som jobber ute i klinikkene enklere tilgang til leverandører og produkter, via én felles portal. 

Sparer tid, hindrer feil

– Vi ser at de samlede kostnadene våre har holdt seg stabile, selv om det generelt har vært prisøkninger i markedet. Vår antakelse er at bedre oversikt og økt lojalitet til de avtalene vi har, er en viktig forklaring. I tillegg er det åpenbart at denne løsningen på sikt vil gjøre det enklere å matche bestillinger med fakturaer, og dermed spare tid og hindre feil, sier CFOen.

– For de som utfører bestillinger, er fordelen at de vet hvilke leverandører og produkter de skal bruke. Det gir en forutsigbarhet for både pris og leveranse. Ved å samle alt i én portal blir det dessuten enklere å se avtalepriser og eventuelle rammebetingelser – da slipper man å lure på om man egentlig bruker riktig leverandør, sier Olsen.

Hun har gjennomført opplæring av kolleger på hvert enkelt senter, ofte i mindre grupper. Mange hadde bestillingsrutiner som satt «i fingrene» etter mange år. Når de nå gjør alt i ett system, oppleves dette likevel positivt fordi de ser at det gir en bedre oversikt. Det liker også CFOen: 

– For oss i økonomi er det viktig at vi får riktig bokføring, men vi skjønner at endringen starter hos de som faktisk bestiller varer. De har fått nye rutiner, blant annet det å registrere varemottak. Vi merker allerede at det gir et mer nøyaktig bilde av hva som kommer inn av utstyr og forbruksmateriell, sier Mørch-Reiersen.