Den nødvendige planleggingen før dere bytter ERP-system

Når CFO-en i en bedrift merker at gamle, lokale systemer (on-premises) krever tungt vedlikehold, eller at rapporteringen stadig blir mer komplisert, er dette klare indikasjoner på at et moderniseringsbehov melder seg. Mange bedrifter som velger å bytte ERP, har merket at både lisenskostnader og konsulenttimer hoper seg opp, mens viktig funksjonalitet mangler.

– Det kan være at systemet nærmer seg utfasingsdato og rett og slett slutter å bli oppdatert. Eller så får vi signaler fra selskapet om at ansatte og ledelse opplever tunge og manuelle prosesser. Dette er ofte en klar pekepinn på at et skifte er nødvendig, sier Johan Pettersson, senior manager og teamleder for ERP i BDO.

I denne artikkelen deler Pettersson sine erfaringer om selskapenes vei fra behov for nytt ERP-system, til kartlegging, planlegging og valg av ny løsning. Hovedbudskapet er klart: Bytt ERP før det blir en nødsituasjon, men sørg for at planleggingen er grundig. Sett tydelige mål, rydd opp i eksisterende systemer, og ikke nøl med å trekke inn ekstern kompetanse. Da står du bedre rustet til å velge både riktig ERP og riktige tilleggsløsninger.

Sett deg et målbilde, og finn ut hva dere har

En av hovedårsakene til at ERP-prosjekter feiler eller blir mer kostbare enn nødvendig, er mangelen på tydelige mål. Pettersson anbefaler derfor bedrifter å starte med en visjon for hva de faktisk ønsker å oppnå etter implementeringen, eksempelvis raskere rapportering, sikrere dataflyt eller færre manuelle oppgaver.

– Definer gjerne noen konkrete ønskede resultater. Om det er kortere tid på månedsavslutning, redusert personavhengighet eller bedre kontroll på prosjektregnskap, er det disse gevinstene som bør ligge til grunn for planleggingen, sier han.

Før man bestemmer seg for hvilket ERP-system man skal velge, bør man få oversikt over alle IT-verktøyene som er i bruk. En slik systemkartlegging kan i seg selv være en øyeåpner, der man oppdager overlappinger, utdatert programvare og det Pettersson kaller spagetti-arkitektur.

– Ofte ser vi at bedrifter har lagt på ekstra applikasjoner og integrasjoner over tid, uten at de har ryddet opp i det gamle. Når vi tegner opp arkitekturen, finner vi gjerne systemer som ingen helt vet hvem som eier, eller hvorfor de finnes. Denne prosessen gir et solid utgangspunkt for å forstå hvilken retning bedriften bør gå i, sier han.

Legoklosser eller helstøpt system?

Tidligere var det vanlig å la ERP-systemet dekke samtlige funksjoner i bedriften, fra lønn og regnskap til spesifikke bransjeprosesser. I dag er trenden mer sammensatt. Noen ønsker seg et allsidig ERP som tar seg av det meste, mens andre vil koble på egne, spesialiserte løsninger.

– Mange ERP-leverandører tilbyr nå standardmoduler med åpne API-er. Da kan du sømløst koble på for eksempel en spesialisert timeføringsapp om du driver konsulentvirksomhet, eller et eget verktøy for prosjektstyring i bygg og anlegg. Det viktige er å finne den riktige balansen mellom det altomfattende og det spesialiserte, sier Pettersson.

Et sentralt poeng er å vurdere egne kjerneprosesser. Er dere et selskap som primært lever av å selge konsulenttimer, er en solid timeførings- og faktureringsløsning helt avgjørende. Driver dere med større byggeprosjekter, er det kanskje viktigere med prosjektkontroll og anbudsverktøy i verdensklasse.

– Om man ikke er bevisst på hva man virkelig trenger, risikerer man å installere moduler man aldri tar i bruk, mens de mest kritiske funksjonene fremdeles håndteres tungvint, påpeker han.

Tenk stort: Helhetlig digital strategi

Å velge ERP-system bør ikke skje i et vakuum, sier Johan Pettersson. Han viser til Bo Hjort Christensen, som deler digital strategi inn i fem lag for å sikre et helhetlig perspektiv – noe særlig bedriften bør være oppmerksom på. 

Først kommer identitetslaget, som handler om sikker pålogging, brukeradministrasjon og tilgangsstyring. Deretter følger prosessplattformen, der man definerer hvilke funksjoner (ERP, CRM eller best-of-breed-løsninger) som skal håndteres i hvilket system.

Det tredje laget er integrasjonsplattformen, som sørger for at masterdata flyter riktig mellom systemene. Dette forhindrer såkalt «spaghetti-arkitektur» og gir en tydelig forståelse av hva som er styrende systemer. 

– Ofte tegner jeg opp en enkel oversikt over hvem som gjør hva, hvilke data som må inn og ut, og hvor vi ønsker å ende opp. Da ser man fort hvor integrasjonsbehovene er størst, sier Pettersson.

Videre kommer dataplattformen eller datavarehuset. Her ligger grunnlaget for rapportering, analyse og ikke minst muligheten for å samle og strukturere informasjon på en enhetlig måte. Til slutt har man presentasjonsplattformen, som visualiserer data i verktøy som Power BI, Tableau eller Qlik. 

– Mange bedrifter kommer i gang med forbedret rapportering, men oppdager at fundamentet ikke er lagt til rette teknisk. Når CFO og ledelsen tar seg tid til å få disse fem lagene på plass i en gjennomarbeidet plan, blir det langt lettere å unngå at man investerer i løsninger som ikke samspiller godt, sier Pettersson.

Bruk ekstra ressurser på planlegging – det lønner seg

For mange CFO-er kan det være fristende å raskt bestemme seg for et bestemt system, kanskje på anbefaling fra en kollega eller en samarbeidspartner. Pettersson råder likevel bedrifter til å bruke eksterne miljøer som kan utfordre og finpusse konklusjonene.

– Vi hjelper ofte bedrifter med å snu litt på problemstillingen. Ved å stille spørsmål om hva de faktisk ønsker å forbedre, og hvor de ser seg selv om noen år, kan vi enten bekrefte at de har valgt rett løsning eller foreslå noe annet som passer bedre til de strategiske planene, sier han.

Flere CFO-er frykter dessuten at et omfattende systembytte skal lamme kjernevirksomheten. Men for mange er det mer kostbart å fortsette med gamle, tungvinte løsninger, særlig dersom bedriften planlegger vekst eller internasjonalisering.

– Enkelte nøler fordi de tror integrasjoner og dataflyt blir for komplisert. Men ofte er denne kompleksiteten allerede der, bare dårlig dokumentert. Vi ser også at bedrifter som bruker tid på forarbeidet, oppnår en mye mer vellykket implementering, med færre overraskelser underveis, sier Pettersson.

Gevinster etter implementering

Mange CFO-er bekymrer seg for selve gjennomføringen: Hvor krevende er det å bytte ERP-system, og hva betyr det for den daglige driften? Ifølge Pettersson følger det selvsagt kostnader og ressursbruk med en ERP-implementering, men belønningen kan bli stor.

– Vi ser stadig at bedrifter som moderniserer systemparken, raskt får opp øynene for hvor effektiv hverdagen kan bli. Bort med den tekniske gjelden, inn med bedre flyt av data, automatiserte prosesser og mer fornøyde ansatte. Et oppdatert ERP-system gjør at man også står mye friere til å håndtere fremtidige krav og muligheter, sier han.

«Sanering» av såkalt teknisk gjeld er blant gevinstene når ERP flyttes til skyen. Teknisk gjeld er typisk skreddersydde løsninger som ikke oppdateres, gjerne med gamle integrasjoner. Gjelden «tilbakebetales» i form av blant annet økte kostnader til vedlikehold, økt risiko, personavhengighet og tregere prosesser.

Han trekker frem at man med skybaserte systemer dessuten slipper de tunge oppgraderingene som ofte fulgte med on-premises-løsninger. Bedrifter blir mer rustet til endring – enten det er nye regulatoriske krav, fusjoner, eller økte behov for innsikt og rapportering.

– Noen av våre kunder innså for eksempel at de ikke klarte å koble til de verktøyene de ønsket i det gamle systemet. Etter at de byttet til et moderne, skybasert ERP, åpnet det seg muligheter for mer avansert rapportering og analyser. Til syvende og sist handler dette om å få et verktøy som faktisk jobber med deg, ikke mot deg, sier Pettersson.