Én database som gir alle en bedre hverdag på jobb

Knut Petter Nor er siviløkonom og statsautorisert revisor, og bak seg har han en lang karriere hvor han blant annet har vært CFO i mange større virksomheter. Gjennom mer enn tretti år har han brukt mye tid på å sette seg inn i hvilken rolle teknologi kan spille i bedrifter, ikke minst når det gjelder dataintegrasjon og -analyse.

– Jeg har alltid vært interessert i hvordan vi kan jobbe smartere og mer optimalt, og de siste fire-fem årene har jeg begynt å jobbe tettere sammen med partnere og nettverket mitt. Målet var på den ene siden å kartlegge de mest sentrale behovene jeg hadde som CFO, og på den andre siden finne løsninger som virkelig kan utgjøre en reell forskjell i hverdagen, forteller han.

Ikke bare gunstig for CFO

Det var med dette som bakteppe at Nor etablerte selskapet M3 CFO Services, og i den prosessen fant han fort ut at det ikke var nok bare å ta hensyn til hva CFO og virksomheten hadde av behov. Ganske snart dykket han nemlig også helt ned på hva den enkelte ansatte trenger for å bli mer produktiv og få en bedre, mer motiverende hverdag.

– God dataflyt betyr overraskende mye for hvordan folk har det på jobb, det kan hindre mye frustrasjon. Og her tror jeg kanskje at vi som jobber sammen på dette skiller oss litt fra andre miljøer: Mange av virksomhetene vi jobber med, er ganske store. Da har de sjelden bare ett økonomisystem, men vanligvis flere. I tillegg har de gjerne også flere klienter i de enkelte økonomisystemene – det er for eksempel svært vanlig for eiendomsselskaper, sier Nor.

Det gjelder ikke bare ERP, mange selskaper har også spesialsystemer for sin bransje som de ofte benytter mye tid for å hente da fra. 

– Et selskap jeg jobbet med, hadde faktisk i overkant av 25 klienter hvor de måtte hente ut data til hovedboken. Og hvis en stor del av hverdagen består i å først gjøre masse manuelt arbeid for å samle underlaget du trenger for å gjøre den egentlige jobben din, så er det utrolig demotiverende. Med automatisert tilgang til én felles hovedbok hvor man kan gjøre rapportspørringer på alle selskapene i konsernet, blir både kvaliteten og effektiviteten hevet betraktelig.

Azure-blått hav

Etter år med prøving, feiling og inkrementelle forbedringer, har Nor funnet en mal og en metodikk som han hjelper kundene sine med å implementere: Han samler utvalgte deler av dataene deres – og data de får fra andre steder for å gjøre jobben og styre virksomheten bedre – i én database.

– I nært samarbeid med partnerne våre har vi designet noe vi kaller en «datahub». Det er i realiteten en kraftfull, skybasert SQL-database, som ligger i Azure, og som selskapene selv eier. Så integrerer vi utvalgte data ett og ett forretningssystem med denne løsningen, og dataene vi samler inn gjennom disse integrasjonene legges inn i den datahuben. Her vil da alle data være oppdaterte til enhver tid.

– Det gir flere veldig betydningsfulle fordeler. Det ene er at selskapene faktisk får sine utvalgte data samlet på ett sted, og det gir jo en oversikt som har en ikke ubetydelig verdi i seg selv. Men noe annet som også blir veldig viktig, er jo at kraften i en slik database gjør at bedriften kan bruke dataene akkurat slik de ønsker når de skal ta dem videre.

I det legger Nor at kundene på en svært rask måte kan hente sine data over i ulike analyseverktøy (mange av dem bruker PowerBI), eller at de faktisk kan hente dataene over i andre transaksjonssystemer hvor selskapene kan arbeide videre med dem.

Forhindrer kompleksitet

– Vi opplever ganske ofte at kundene har hatt flere tilsvarende initiativer, hvor eksterne krefter har forsøkt å hjelpe dem med å lage løsninger – uten å lykkes i noen særlig utstrekning. En fellesnevner er da gjerne at disse hjelperne ofte har satt opp integrasjoner direkte mellom to systemer, med dataflyt én eller begge veier.

Nor mener at selskaper som setter sin løsning opp slik, vil oppleve eksponentielt økende kompleksitet for hvert nye system som tilkobles – og da faller hastigheten, samtidig som løsningen også blir mindre fleksibel og tilpasningsdyktig i møte med nye ønsker eller fremtidige forretningsbehov.

– Det vi gjør, er å skaper et mellomlag – en abstraksjon, om du vil – som ikke bare gir rask tilgang til å behandle og bearbeide dataene, det gjør også at du kan berike dem med alle andre data som også legges i basen. Ofte er det en kurant sak å forbinde disse dataene med hverandre, men hvis de ikke har felles koblingspunkter, definerer vi mapping-tabeller eller setter opp fellesnøkler. Det åpner som oftest utrolige muligheter for bedriften, sier Nor.

Forstå hvert eneste skritt

– Jeg finner det veldig inspirerende å forklare dette konseptet til folk som har jobbet innenfor økonomi, for da sier de gjerne: «Det er jo sånn jeg har sittet og jobbet i Excel, med å lage noen felles mappinger for å få data til å spille på lag!». Det gjør det enklere for oss å innfri et mål vi jobber etter, og det er at kundene skal forstå hva vi gjør hele tiden.

– Det gjør vi gjennom å gi dem et mellomlag som gjør at de får full oversikt over hva som skjer. De eier alle dataene selv, i et system som er helt transparent, og de forstår det. Vi har opplevd det som veldig viktig, for dette går jo ofte inn som forretningskritiske løsninger – og dersom de ikke selv forstår det og har kontroll på det, så vil de mangle viljen til å bruke og videreutvikle løsningen fremover.

Nor er imidlertid klar på at dette ikke betyr at kundene skal måtte utvikle kompetansen til selv å utføre hvert enkelt element i prosessen – bare at de skal kunne forstå hva som skjer og hvorfor, samt hva de selv kan gjøre med dataene dette gir dem tilgang til. For evnen til selv å ta kontroll over egne data – og bruke dem på tvers av systemer for å se sammenhenger, gjøre analyser, skape automasjon eller ta beslutninger – er sentral forretningskompetanse i vår tid.

– Leverandøren av økonomisystemet til et mindre selskap kan gjerne si: «Du behøver ikke lage noen PowerBI løsning selv. Se her, du kan knytte deg opp direkte mot vårt system, og refreshe disse dataene ved behov!» Og det er jo fantastisk hvis dette er det eneste systemet du skal hente data fra – men stadig oftere er det jo ikke det!

Den vakre automasjonen

Det er i hvert fall ikke det hos kundene som vender seg til Nor og M3 CFO Services, men det skal jo sies at de fleste av dem har litt mer avanserte problemstillinger som må løses for å få full uttelling av dataene sine. Ferda er ett av selskapene Nor har hjulpet med å få på plass en sånn modell (se egen sak i boks lenger oppe), og han medgir gjerne at han er veldig imponert over hva adm. direktør Leif Terje Hansen i Ferda og organisasjonen hans har fått til med å jobbe på denne måten.

– De har vært utrolig bra på å jobbe med sine egne folk og finne ut hva de har brukt for, og så har Leif Terje gått den ekstra mila for å få inn de dataene som de trenger. Det er herlig å se – de ansatte er strålende fornøyd, siden uthenting og bearbeiding av data, som tidligere tok dem flere timer, nå kommer opp med én gang!

– Leif Terje er litt forbilledlig sånn, for når han ser noe det ville vært lurt å få til, så setter han i gang arbeidet som trengs for å kunne få det hentet ut fra en kilde – uansett om det er å jobbe med leverandøren av et utenlandsk system for å få dem til å gjøre dataene i et felt tilgjengelig for kall eller innhenting. Sånt blir det gjerne konkurransefortrinn av!