Etterlyser regler for oppbevaring av dokumentasjon som underbygger bærekraftsrapporteringen

Høringsrunden for Finanstilsynets utkast til overgangsordning for bærekraftsrevisorer er nå over, og syv høringsinstanser står registrert med innspill (med merknader).

Ingen av de innkomne innspillene ser ut til å være prinsipielt negative til den foreslåtte ordningen, men både Deloitte, PwC og Revisorforeningen har benyttet anledningen til å sette fingeren på en problemstilling som Finanstilsynet – i hvert fall foreløpig – ikke har levert noen løsning på:

«Vesentlig svakhet»

«I regnskapsloven ny § 2-4 (12) er det fastsatt at departementet kan fastsette forskrift om oppbevaring av dokumentasjon som underbygger bærekraftsrapporteringen og behandling av særlige kategorier personopplysninger i forbindelse med utarbeidelse av bærekraftsrapportering. Det er ikke fremmet forslag om slike regler,» skriver Revisorforeningen i sin høringsuttalelse.

Foreningen påpeker videre at oppbevaring av dokumentasjon som underbygger bærekraftsrapporteringen betyr mye for muligheten til å etterprøve rapporteringen i ettertid, uansett om det er snakk om attestasjon eller tilsyn. 

Etter deres syn vil det være en «vesentlig svakhet» ved rammeverket som skal sikre tillit til bærekraftsrapporteringen, hvis det ikke stilles konkrete krav til hvordan dokumentasjon skal oppbevares. 

«I første omgang bør det stilles krav om oppbevaring av dokumentasjon som er nødvendig for å underbygge bærekraftsrapporteringen i minst fem år etter utløpet av rapporteringsåret. I neste omgang vil det antakelig være behov for å stille noen krav til systematikk/orden, betryggende sikring og kontrollspor,» skriver foreningen videre.

Fem års oppbevaringsplikt

PwC er enige, og skriver at de hadde forventet at forslagene om forskriftsendringer ville inneholde i hvert fall noe om oppbevaring av dokumentasjon:

«På grunn av den store praktiske betydningen spørsmålet om oppbevaring har, vil vi oppfordre departementet til å foreslå bestemmelser om oppbevaringsplikt så snart som mulig. PwC mener at krav om dokumentasjonsplikt og oppbevaringsplikt bør samordnes med kravene i bokføringsloven og revisorloven. Vi oppfordrer til at det innføres en bestemmelse om fem års oppbevaringsplikt,» skriver de i sitt høringssvar.

Deloitte reagerer også på at det ikke eksisterer noen regulering for oppbevaring av dokumentasjon som underbygger bærekraftsrapporteringen – og på at det heller ikke er fremmet noe forslag om slike regler. 

«Manglende dokumentasjon kan gjøre det vanskelig eller umulig å etterprøve holdbarheten av bærekraftsrapporteringen, inkludert manipulering av rapporteringen og andre misligheter, samt ved tilsyn og attestasjon. Vi mener derfor at det haster å få på plass regulering på dette området,» står det i Deloittes uttalelse.

På linje med forslagene fra PwC og Revisorforeningen, mener også Deloitte at løsningen kan ligge i at Finansdepartementet benytter sin adgang til å fastsette forskrift om oppbevaring av dokumentasjon som underbygger bærekraftsrapporteringen.

Skal være likeverdig

En av de grunnleggende ideene bak CSRD, er å heve statusen og betydningen av å rapportere på selskapets bærekraftsarbeid til samme nivå som å rapportere på selskapets finanser. 

Det er derfor CSRD innfører detaljerte rapporteringsstandarder for bærekraftsinformasjon på lik linje med de som eksisterer for finansiell rapportering, innfører krav om at bærekraftsinformasjon skal inkluderes i årsrapporten, og krever at rapporteringen gjøres gjenstand for ekstern verifisering – for å nevne noe.

I lys av disse ambisjonene for likeverdighetsprinsippet, vil det fremstå underlig dersom det ikke skal stilles jevnbyrdige krav til dokumentasjon av bærekraftsopplysningene som til finansiell informasjon.