En guide til å forebygge og håndtere sykefravær

Er du økonomisjef med personalansvar for egen avdeling? Eller har du som daglig leders høyre hånd et formelt eller uformelt ansvar for HR-arbeidet i bedriften? Uansett vet du sannsynligvis bedre enn de fleste at det er god økonomi i å ha et lavt sykefravær.

I en typisk virksomhet med seks prosents sykefravær kan du ta utgangspunkt i en direkte sykefraværskostnad på 63.000 kroner i året per årsverk. Hva om du senker sykefraværet fra seks prosent til fem? Det er en besparelse på drøyt 10.700 kroner per årsverk. For en virksomhet med 120 ansatte er det snakk om et årlig millionbeløp. 

Slik innleder Simployer, en av landets ledende rådgivere innen praktisk HR-arbeid, sin nye guide til hvordan bedrifter kan redusere sykefraværet. Vi har lest guiden og oppsummert det vi mener er de nyttigste punktene å få med seg for en CFO. 

Vi har valgt å legge vekt på to områder i guiden: Det første er hvordan bygge kultur, bevissthet og holdninger rundt sykmeldinger, inkludert for å forebygge sykefravær. Det andre området er tips til å gjennomføre samtaler med sykemeldte og tilrettelegge arbeidsplassen for den som for tiden har lavere kapasitet. 

Bygg en egen sykemeldingskultur

Vær tett på medarbeiderne: Bygg og oppretthold gode relasjoner til kollegene dine for å oppdage tidlige tegn på problemer. Det er alltid bra å kunne «snakke om det»: Åpenhet og kommunikasjon kan forhindre sykemeldinger før de blir nødvendige.

Vis fleksibilitet: Legg til rette for at ansatte kan bidra selv med redusert kapasitet. Se etter muligheter for å gi kollegene alternative oppgaver som gir mulighet for å være på jobb.

Skap et godt arbeidsmiljø: Et godt arbeidsmiljø er ingen heldekkende forsikring mot sykefravær, men blant de viktigste nøklene til å redusere det. Gjør det klart at hver medarbeider er verdsatt og ønsket på arbeidsplassen. 

Kjenn ditt handlingsrom: Sett deg inn i hva som ligger innenfor styringsretten, og hvilke tiltak du kan iverksette. Det handler om hvordan du kan tilrettelegge for ansatte innenfor lovens rammer. 

Etablér forebyggende rutiner: Sørg for klare rutiner for både forebygging og oppfølging av sykefravær, og kommuniser disse godt til alle ansatte. 

Jobb med holdninger: Skap en kultur der arbeid og sykdom kan fungere sammen. Holdninger bygges best ved at ledelsen foran som et godt eksempel og involverer alle. Invester tid på dette, selv når de fleste er friske. Dette forebygger fremtidige utfordringer.

Tips til sykemeldingssamtalen

Arbeidsgiver bør ha gode rutiner for oppfølging av sykmeldte kolleger, inkludert for å holde seg orientert om hva som skjer og mulighetene for om og når arbeidstakeren kan komme tilbake på jobb. Her er Simployers tips til sykemeldingssamtalen: 

Vær positiv, men nøytral: Gå inn i samtalen med et åpent sinn, fri for antakelser, og fokuser på å utvise tillit og respekt. 

Lytt mer enn du prater: La den ansatte snakke, og bruk aktiv lytting. Still åpne spørsmål og gi rom for stillhet.

Skill mellom arbeid og privat: Vurder hva som kan løses på arbeidsplassen og hva som hører privatlivet eller helsevesenet til.

Hold en ryddig rolle: Du er økonomisjef, ikke terapeut. Fokuser på hvordan arbeidssituasjonen kan forbedres innenfor virksomhetens rammer.

Sørg for forståelse: Før samtalen avsluttes, sjekk at du og den ansatte har en felles forståelse av det som ble sagt. 

Avtal oppfølging: En avtale om videre oppfølging er like viktig som selve samtalen – og viser at du bryr deg. 

Oppsummer og dokumentér: Etter samtalen bør du dokumentere hovedpunktene konfidensielt, og bli enige om hva som kan deles videre.