Samarbeid og digitalisering sentralt da Equinor rapporterte på CSRD første gang

Torsdag 3. april var Haukaas invitert til webinar hos PwC for å snakke med partner Marianne Brusdal om hvordan Norges største selskap håndterer CSRD-rapporteringen. 

Haukaas sier at Equinor har lang erfaring med utarbeidelse av både finansiell rapportering og bærekraftsrapportering, men at selskapet tok flere grep for å sikre integrert og digitalisert rapportering da de nye kravene, herunder utkast til europeiske bærekraftsstandarder, ble publisert i 2022.

– Samarbeid er et stikkord som går igjen. Vi har hatt en egen bærekraftsrapportering siden 2001, men i takt med nye rapporteringskrav – inkludert CSRD – har CFO-organisasjonen og bærekraftsavdelingen sett den store fordelen med å jobbe mye tettere. Vi ville unngå separate rapporter, og heller samles om én felles leveranse, sier han.

Tett samarbeid fra start

Integrert rapportering er en omstilling som krever både god planlegging, systemvalg og – aller viktigst – samarbeid mellom finansavdeling, bærekraftsavdeling og toppledelse. 

Ifølge Haukaas var det avgjørende å oppnå forankring i toppledelsen tidlig: 

– Da vi fikk satt oss dypere inn i de nye kravene, skjønte vi at dette kom til å bli svært omfattende. Vi gikk derfor til ledelsen med en grundig presentasjon av ressursbehov, kompetansebehov, mulige fallgruver og betydningen for Equinor. Toppledelsen og styrets revisjonskomité så alvoret, og vi fikk både prioritet og støtte.

At CFO-organisasjonen i dag har fått et tydelig ansvar for bærekraftsrapporteringen, gjør at selskapsrapporteringen i Equinor henger sammen på en mer integrert måte. 

– Vi gikk alltid i tospann, min kollega fra bærekraftsavdelingen og jeg. Vi presenterte sammen opplegg og progresjon for revisjonskomiteen og styret. Dette var et felles prosjekt, ikke to avdelinger som konkurrerte om rapportering og ressurser, sier Haukaas.

Praktiske steg og prosesser

Equinor leverte sin første integrerte rapport i 2022, og det var en viktig milepæl. Men prosessen bød også på lærdom, sier han: 

– På finanssiden har vi lang erfaring med solide systemer og streng internkontroll, blant annet gjennom vårt SOX-rammeverk. For bærekraftsdelen ble data hentet fra mange ulike kilder, ofte manuelt og i Excel. Vi trengte bedre systemstøtte for å få alt inn i én samlet, kvalitetssikret prosess.

Selskapet kartla derfor sine behov på både finans- og bærekraftssiden. På den finansielle rapporteringssiden, inkludert digital merking (tagging) i XBRL, valgte Equinor å innføre Workiva som sitt nye disclosure-system. Bærekraftsavdelingen gikk samtidig for verktøyet Sphera for å håndtere dype bærekraftsdata. 

– Disse to systemene måtte «snakke sammen», og avgjørelsene om anskaffelse kom i rask rekkefølge, Sphera høsten 2023 og Workiva våren 2024. Samtidig skulle vi levere på nye rapporteringskrav, men takket være godt samarbeid fikk vi det til, forklarer Haukaas.

Rollefordeling, internkontroll og ekstern bistand

Overgangen innebar også en omfordeling av roller. Tidligere hadde en egen bærekraftsavdeling ansvar for all rapportering knyttet til bærekraft, mens finansavdelingen håndterte alt det finansielle. Nå er disse rollene delvis integrert. 

– Vi er tydelige på at bærekraftsavdelingen fortsatt har den faglige kompetansen, men CFO-organisasjonen legger rammene for rapportering, revisjon og internkontroll. Da unngår vi dobbeltarbeid og sikrer konsistente rutiner, sier han.

Haukaas understreker betydningen av internkontroll, også for bærekraftsdata: 

– Vi kommer ikke til å kopiere alt fra vårt eksisterende SOX-regime, men vi ønsker å ta med oss den samme systematikken. Det betyr at vår internkontrollavdeling for finansiell rapportering nå også skal ha et ansvar for å etablere et rammeverk for internkontroll for bærekraft.

For å håndtere nye og delvis uferdige regelverk, samarbeidet Equinor tett med revisor og andre selskaper i energibransjen. 

– Vi brukte mye tid på å avklare hvordan revisor ville forholde seg til CSRD-rammeverket, og vi deltok i flere bransjenettverk for å høre hvordan andre store selskaper håndterte tilsvarende utfordringer. Dermed kunne vi justere rapporteringsgrenser, diskutere hva som skal omfattes, og bli enige om en felles tilnærming til områder hvor det kreves skjønn, sier Haukaas.

Digitale verktøy

For Equinor har oppgraderingen av verktøyene vært et viktig løft. 

– Tidligere hadde vi et disclosure-system med «sjekk inn, sjekk ut»-funksjonalitet og hyppige batch-oppdateringer. Det var lite brukervennlig og ga mange manuelle prosesser. Med Workiva er det skybasert og kontinuerlig oppdatert, noe som reduserer nedetid og tester. Det har også forenklet tagging og elektronisk rapportering til både europeiske og amerikanske myndigheter, sier Haukaas.

På bærekraftsiden innebærer innføringen av Sphera at man kan hente og strukturere data mer effektivt. 

– Vi har data som spenner fra sikkerhet og utslipp til sosiale indikatorer, og tidligere lå mye i Excel. Med et dedikert verktøy kan vi nå koble informasjonen direkte inn i rapporteringen. Det gir bedre datakvalitet og mindre risiko for feil.

Neste steg og råd til andre

For Haukaas og Equinor er veien videre klar: 

– Vi skal fortsette å automatisere dataflyten, fjerne manuelle prosesser og bygge et modent internkontrollsystem for bærekraft. Det vil ta tid, men erfaringen så langt er at trinnvis forbedring gir rask læring.

Til andre selskaper som er i startfasen, har han et tydelig råd: 

– Ikke se på mulige utsettelser i forbindelse med Omnibus-forslaget fra EU som en hvilepute. Bygg kompetanse og prosesser nå, så er dere klare når kravene for alvor slår inn. For oss lønte det seg å ta grep tidlig, og det tror jeg gjelder for de fleste.